Información general

Información general

Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.

A continuación se presenta información sobre la organización de la Subdirección, glosario, contactos directos y orientaciones generales sobre los procedimientos financieros y sus plazos. 

La Subdirección de Finanzas está compuesta por tres áreas: i) Finanzas, ii) Proyectos de Investigación y iii) Control de Gestión y Desarrollo. Los integrantes de la Subdirección los pueden encontrar en el siguiente link: https://deg.ing.uc.cl/finanzas/equipo/ .

Recientemente se restructuró el área de Finanzas, reorganizándose el área en función del nuevo sistema ERP, con una coordinación de cuentas por pagar y otra con cuentas por pagar, con el objetivo de aumentar la eficiencia en la gestión y entregar un mejor servicio a los usuarios. 

Dicho lo anterior, les solicitamos que en caso de tener consultas sobre procesos de órdenes de compra, la recepción de productos/servicios; sobre pagos de facturas, boletas de honorarios, ayudantes y becas; sobre la creación de proveedores; y sobre fondos a rendir, viáticos, reembolsos y caja chica; se contacten con Marjorie Burgos  (mbburgos@ing.puc.cl), Coordinadora de cuentas por pagar.

Para consultas sobre creación de clientes, emisiones de boletas y facturas, procesos de cobranza y reconocimientos de ingresos y emisión de certificados de donación; liquidaciones, traspasos y transferencias internacionales; colocaciones y compra de divisas; se contacten con Carolina Cordova (carolina.cordova@ing.puc.cl) Coordinadora de cuentas por cobrar.

Para urgencias por favor contactar a Mauricio Martínez (mauricio.martinez@ing.puc.cl), Jefe de Gestión Financiera.

Los procedimientos de pagos se encuentran detallados en la página web de la dirección (https://deg.ing.uc.cl/finanzas/procedimientos-y-reglamentos/) y las solicitudes de pago son recibidas a través del sistema de Pago Web (https://deg.ing.uc.cl/finanzas/pago-web/)

  • ERP: Sistema financiero contable de la universidad, se accede a través de www.finanzas.uc.cl (Conexión nuevo ERP)
  • Pago Web: Sistema de Ingeniería para la recepción y gestión de solicitudes financieras. Se accede a través de https://deg.ing.uc.cl/ (acceso directo en https://deg.ing.uc.cl/finanzas/pago-web/)
  • Expenses: solicitudes de gasto de reembolso, caja chica, viático, reembolso de viático y fondo por rendir, que son realizadas directamente* en el nuevo módulo del ERP. Todas las solicitudes deben ser justificadas con documentos, estar aprobadas por la jefatura o responsable del fondo y cumplir con las políticas de la universidad. Estas solicitudes son la alternativa para cuando no es posible hacer la compra a través de una orden de compra de la universidad.
  • Activo Fijo: bien adquirido por la universidad de monto mayor 20 UF, con excepción de hardware que siempre debe considerarse como activo fijo independiente de su valor. Link política de activo fijo
  • Segmento contable: El nuevo ERP considera un nuevo segmento contable que consiste en: Unidad – Actividad – Caja
  • Unidad: unión de los antiguos segmentos unidad y proyecto, quedando un campo de 8 dígitos: 35110318
  • Actividad: nuevo segmento que permite identificar si el movimiento contable corresponde a actividad relacionada a pregrado, postgrado o investigación.
  • Caja: Es la subclasificación, dentro de cada centro de costo, que permite analizar los ingresos y egresos por tipo de fuente. Fondos Centralizados, provenientes y controlados por Casa Central (Cajas 11, 12, 31, 41) y Fondos descentralizados o de libre disponibilidad (Caja 81)
  • Solicitudes de expenses (o gastos): solicitudes de fondo por rendir, caja chica, reembolso y viático , que son realizadas directamente* en el nuevo módulo del ERP.
  • Beneficiario: persona que recibe una suma de dinero correspondiente al pago de un fondo a rendir, reembolso o viático.  
  • Fondo por rendir: cantidad monetaria que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien será el responsable de estos fondos, para el pago de bienes o servicios relacionados a la unidad y permitidos por la universidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.
  • Caja Chica: cantidad de dinero menor que se solicita a nombre de un funcionario, administrativo o académico, quien será el responsable de la caja chica. Cada vez que se rinde la caja chica, con los respectivos documentos, se restituye el monto que ha sido justificado.
  • Reembolso: es la devolución de fondos que hace la universidad a favor del funcionario, académico o administrativo, posterior al gasto para la adquisición de bienes o servicios relacionados a la unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.
  • Viático: cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, previo al viaje. El monto está determinado de acuerdo a la duración y destino del viaje, según la política de la universidad, el cual debe ser con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad.

En caso de tener dudas con alguno de los temas a continuación detallados, les entregamos los nombres de las personas encargadas y su medio de contacto:

Tema a Consultar

Encargado

Correo

Plataformas

Solicitud de accesos ERP

Mauricio Martínez

mauricio.martinez@ing.puc.cl

Solicitud de accesos a Pago Web y creación de proyectos

Andrés Gómez

angomeza@ing.puc.cl

Operaciones de Pagos Nacionales

Consulta de orden de compra, recepción de
producto/servicio y pago de facturas

Paulina Lizama

paulina.lizama@ing.puc.cl  

Pago de boletas de honorarios

Paulina Lizama

paulina.lizama@ing.puc.cl

Pago de ayudantes y becas

Marjorie Burgos

mbburgos@ing.puc.cl

Registro de cuenta
bancaria para que pago sea directamente depositado

Marjorie Burgos

mbburgos@ing.puc.cl

Solicitud de fondos, viáticos y sus rendiciones

Nolfita Tapia

nolfita.tapia@ing.puc.cl

Operaciones y Pagos Internacionales

Colocaciones, compra/venta de divisas

Carolina Córdova

carolina.cordova@ing.puc.cl

Transferencias internacionales

Erika Alvarado

erika.alvarado@ing.puc.cl

Importaciones

Regina López

rlopezq@ing.puc.cl

Operaciones de Cobros e Ingresos

Emisión de facturas y reconocimiento de ingresos

Carolina Córdova

carolina.cordova@ing.puc.cl

Emisión de certificados de donaciones

Carolina Córdova

carolina.cordova@ing.puc.cl

Otras Operaciones y Consultas
Financieras

Consultas sobre procedimientos financieros

Mauricio Martínez

mauricio.martinez@ing.puc.cl

Liquidaciones y traspasos

Erika Alvarado

erika.alvarado@ing.puc.cl

Cargo desconocido en unidad-proyecto (cuenta
presupuestaria)

Marjorie Burgos

mbburgos@ing.puc.cl

Operaciones de Proyectos de
Investigación

Administración general de proyectos de investigación
y rendición de overhead

Regina López

rlopezq@ing.puc.cl

Consultas específicas de proyectos de investigación

Al analista encargado del proyecto, según
corresponda

Consultas asociadas al proyecto Ingeniería 2030
(fase III)

Carolina Videla

carolinavidelar@uc.cl

Operaciones de Fondos de Profesores y
Presupuestos

Cuentas de extensión

Andrés Gómez

angomeza@ing.puc.cl

Fondos de profesores (VRI/VRA,
concursos/laboratorios docentes, seedfund, FIA, otros) y firma de los
informes para su rendición

María Inés Valdevenito

mvaldebenito@ing.puc.cl

Ejecución presupuestaria

Andrés Gómez

angomeza@ing.puc.cl

Definiciones de presupuesto y solicitudes de
provisiones

Paula Garavagno

ptgarava@ing.puc.cl

Operaciones del Área de Personas y
Remuneraciones:

Contratos de honorarios con más de 3 boletas

Mariana Díaz

 

remuneraciones@ing.puc.cl

 

Otras labores funcionarios y académicos

Mariana Díaz

 

remuneraciones@ing.puc.cl

 

Horas extra

(solo auxiliares y administrativos)

Mariana Díaz

 

remuneraciones@ing.puc.cl

 

Otros

Consultas sobre reserva de
salas

Jorge Betanzo

jbetanzo@ing.puc.cl

Solicitud de e-RUT

Jorge Betanzo

jbetanzo@ing.puc.cl

La universidad en noviembre implementó un nuevo sistema ERP Financiero Contable, para mayor información pueden acceder a https://finanzas.uc.cl/nuevo-erp. A través de este sistema los usuarios realizarán directamente:

  • Las solicitudes de compras, desde la emisión de la orden de compra hasta la recepción de los productos y pago de la factura.
  • Las solicitudes de reembolsos, fondos por rendir y rendiciones, caja chica, viáticos y sus justificaciones para las unidades de los departamentos y de direcciones, quedando excluidas aquellas gestiones que sean con cargos a proyectos de investigación o a fondos de profesores los cuales deben continuar solicitándose por el sistema de Pago Web.

A través del sistema de Pago Web se reciben el resto de las solicitudes de pago boletas de honorarios, transferencias, pago de ayudantes y becas, creación de proveedores, emisión de facturas, traspasos, liquidaciones, compra de divisas, colocaciones. Se estarán recibiendo también por pago web las facturas que estén con problemas en su pago.

Adicionalmente, las personas que no tengan acceso al ERP podrán continuar solicitando órdenes de compras y solicitudes de reembolso, viático, caja chica y fondos por rendir directamente a través de Pago Web.

Los procedimientos de la Subdirección se encuentran actualizados en la página web de la dirección, en el siguiente  link. A continuación, se indican los plazos y orientaciones de los principales procesos de pago:

Proceso

Descripción

Plazo

Órdenes de compras

Documento con el compromiso de compra. Por política de la universidad es obligatorio contar con una orden de compra de forma previa a la emisión de factura, y que esta incluya esta información.

Las órdenes de compra pueden ser solicitadas directamente en el nuevo ERP. En caso de no tener acceso puede solicitarse a través de Pago Web. Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@ing.puc.cl o Karla Higuera khiguera@ing.puc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web, de lo contrario no se generará el pago de la factura

 

Plazo de 1 a 3 días hábiles para su emisión, si son solicitadas directamente a través del ERP.

Plazo de 3 a 5 días hábiles para su emisión, si son solicitadas por Pago Web

Facturas

Todas las facturas emitidas por los proveedores deben incluir el número de orden de compra y su recepción, de lo contrario serán rechazadas automáticamente

Pago de facturas desde su emisión, es de 30 días.

 

Boletas de Honorarios

Todas las solicitudes de pago de boletas de honorario realizan a través del sistema de Pago Web

 

Pago a 30 días desde la recepción. Plazo máximo 12 días para que cambie estado en pago web a “enviado a pago”

Reembolsos, Fondos por rendir, caja chica y viáticos

Estas solicitudes se realizan a través del ERP, con excepción de los pagos con cargo a proyectos de extensión y fondos de profesores. En estos últimos casos deberán ser solicitados a través de Pago Web

El plazo para pago de reembolsos es de 30 días recibidas desde pago web y de 20 días solicitadas directamente en el ERP

 

Pagos de ayudantes y becas

Los pagos de los ayudantes de cursos son procesados a partir de las horas asignadas en Siding. Para ayudantes externos y pagos de becas deben ser solicitadas a través de sistema de Pago Web

Se pagan los días 15 de cada mes. Para los ayudantes de cursos se pagan los meses de abril a julio, cursos del primer semestre, y de septiembre a diciembre, cursos del segundo semestre

Trapasos

Se solicita a través de Pago Web. Se debe indicar en los comentarios la cuenta presupuestaria a la cual se debe abonar el monto traspasado

Plazo de 10 días hábiles

 

Cuentas de extensión

Los profesores pueden revisar sus movimientos y saldos disponibles en la pestaña “Economía y Gestión” del Siding. La periodicidad de la actualización se ha visto afectada por la implementación del nuevo ERP

Actualización los días 10 y 30 para los movimientos de remuneraciones (reliquidaciones y liquidaciones), y los días 20 para los movimientos del mes anterior relacionados a traspasos, liquidaciones, pagos de boletas, facturas, ayudantes y otros

 

Los plazos máximos para la creación de tickets en Pago Web de pagos relacionados a remuneraciones (Otras Labores, Horas Extras) son los siguientes:

Mes de
Remuneración

Plazo
liquidación

Plazo
reliquidación

Marzo

 11-03-2022

 25-03-2022

Abril

 08-04-2022

 26-04-2022

Mayo

 09-05-2022

 26-05-2022

Junio

 09-06-2022

27-06-2022 

Julio

 08-07-2022

 27-07-2022

Agosto

 09-08-2022

 26-08-2022

Septiembre

 08-09-2022

 27-09-2022

Octubre

 10-10-2022

 27-11-2022

Noviembre

 09-11-2022

 25-11-2022

Diciembre

 09-12-2022

 27-12-2022