
Información general
Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.
Fecha de Publicación: Marzo 16, 2022
La Subdirección de Finanzas está compuesta por tres áreas: i) Finanzas, ii) Proyectos de Investigación y iii) Control de Gestión y Desarrollo. Los integrantes de la Subdirección los pueden encontrar en el siguiente link: https://deg.ing.uc.cl/finanzas/equipo/ .
Recientemente se restructuró el área de Finanzas, reorganizándose el área en función del nuevo sistema ERP, con una coordinación de cuentas por pagar y otra con cuentas por pagar, con el objetivo de aumentar la eficiencia en la gestión y entregar un mejor servicio a los usuarios.
Dicho lo anterior, les solicitamos que en caso de tener consultas sobre procesos de órdenes de compra, la recepción de productos/servicios; sobre pagos de facturas, boletas de honorarios, ayudantes y becas; sobre la creación de proveedores; y sobre fondos a rendir, viáticos, reembolsos y caja chica; se contacten con Karla Higuera (khiguera@ing.puc.cl), Coordinadora de cuentas por pagar.
Para consultas sobre creación de clientes, emisiones de boletas y facturas, procesos de cobranza y reconocimientos de ingresos y emisión de certificados de donación; liquidaciones, traspasos y transferencias internacionales; colocaciones y compra de divisas; se contacten con Carolina Cordova (carolina.cordova@ing.puc.cl) Coordinadora de cuentas por cobrar.
Para urgencias por favor contactar a Mauricio Martínez (mauricio.martinez@ing.puc.cl), Jefe de Gestión Financiera.
Los procedimientos de pagos se encuentran detallados en la página web de la dirección (https://deg.ing.uc.cl/finanzas/procedimientos-y-reglamentos/) y las solicitudes de pago son recibidas a través del sistema de Pago Web (https://deg.ing.uc.cl/finanzas/pago-web/)
En caso de tener dudas con alguno de los temas a continuación detallados, les entregamos los nombres de las personas encargadas y su medio de contacto:
Tema a Consultar | Encargado | Correo |
Plataformas | ||
Solicitud de accesos ERP | Mauricio Martínez | |
Solicitud de accesos a Pago Web y creación de | Andrés Gómez | |
Operaciones de Pagos Nacionales | ||
Consulta de orden de compra, recepción de | Paulina Lizama | |
Pago de boletas de honorarios | Paulina Lizama | |
Pago de ayudantes y becas | Karla Higuera | |
Registro de cuenta | Karla Higuera | |
Solicitud de fondos, viáticos y sus rendiciones | Nolfita Tapia | |
Operaciones y Pagos Internacionales | ||
Colocaciones, compra/venta de | Carolina Córdova | |
Transferencias internacionales | Erika Alvarado | |
Importaciones | Regina López | |
Operaciones de Cobros e Ingresos | ||
Emisión de facturas y reconocimiento de ingresos | Carolina Córdova | |
Emisión de certificados de donaciones | Carolina Córdova | |
Otras Operaciones y Consultas | ||
Consultas sobre procedimientos financieros | Mauricio Martínez | |
Liquidaciones y traspasos | Erika Alvarado | |
Cargo desconocido en unidad-proyecto (cuenta | Karla Higuera | |
Operaciones de Proyectos de | ||
Administración general de proyectos de investigación | Regina López | |
Consultas específicas de proyectos de investigación | Al analista encargado del proyecto, según | |
Consultas asociadas al proyecto Ingeniería 2030 | Carolina Videla | |
Operaciones de Fondos de Profesores y | ||
Cuentas de extensión | Andrés Gómez | |
Fondos de profesores (VRI/VRA, | María Inés Valdevenito | |
Ejecución presupuestaria | Andrés Gómez | |
Definiciones de presupuesto y solicitudes de | Paula Garavagno | |
Operaciones del Área de Personas y | ||
Contratos de honorarios con más de 3 boletas | Mariana Díaz
| remuneraciones@ing.puc.cl
|
Otras labores funcionarios y académicos | Mariana Díaz
| remuneraciones@ing.puc.cl
|
Horas extra (solo auxiliares y administrativos) | Mariana Díaz
| remuneraciones@ing.puc.cl
|
Otros | ||
Consultas sobre reserva de | Jorge Betanzo | |
Solicitud de e-RUT | Jorge Betanzo |
La universidad en noviembre implementó un nuevo sistema ERP Financiero Contable, para mayor información pueden acceder a https://finanzas.uc.cl/nuevo-erp. A través de este sistema los usuarios realizarán directamente:
- Las solicitudes de compras, desde la emisión de la orden de compra hasta la recepción de los productos y pago de la factura.
- Las solicitudes de reembolsos, fondos por rendir y rendiciones, caja chica, viáticos y sus justificaciones para las unidades de los departamentos y de direcciones, quedando excluidas aquellas gestiones que sean con cargos a proyectos de investigación o a fondos de profesores los cuales deben continuar solicitándose por el sistema de Pago Web.
A través del sistema de Pago Web se reciben el resto de las solicitudes de pago boletas de honorarios, transferencias, pago de ayudantes y becas, creación de proveedores, emisión de facturas, traspasos, liquidaciones, compra de divisas, colocaciones. Se estarán recibiendo también por pago web las facturas que estén con problemas en su pago.
Adicionalmente, las personas que no tengan acceso al ERP podrán continuar solicitando órdenes de compras y solicitudes de reembolso, viático, caja chica y fondos por rendir directamente a través de Pago Web.
Los procedimientos de la Subdirección se encuentran actualizados en la página web de la dirección, en el siguiente link. A continuación, se indican los plazos y orientaciones de los principales procesos de pago:
Proceso | Descripción | Plazo |
Órdenes de compras | Documento con el compromiso de compra. Por política de la universidad es obligatorio contar con una orden de compra de forma previa a la emisión de factura, y que esta incluya esta información. Las órdenes de compra pueden ser solicitadas directamente en el nuevo ERP. En caso de no tener acceso puede solicitarse a través de Pago Web. Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@ing.puc.cl o Karla Higuera khiguera@ing.puc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web, de lo contrario no se generará el pago de la factura
| Plazo de 1 a 3 días hábiles para su emisión, si son solicitadas directamente a través del ERP. Plazo de 3 a 5 días hábiles para su emisión, si son solicitadas por Pago Web |
Facturas | Todas las facturas emitidas por los proveedores deben incluir el número de orden de compra y su recepción, de lo contrario serán rechazadas automáticamente | Pago de facturas desde su emisión, es de 30 días.
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Boletas de Honorarios | Todas las solicitudes de pago de boletas de honorario realizan a través del sistema de Pago Web
| Pago a 30 días desde la recepción. Plazo máximo 12 días para que cambie estado en pago web a “enviado a pago” |
Reembolsos, Fondos por rendir, caja chica y viáticos | Estas solicitudes se realizan a través del ERP, con excepción de los pagos con cargo a proyectos de extensión y fondos de profesores. En estos últimos casos deberán ser solicitados a través de Pago Web | El plazo para pago de reembolsos es de 30 días recibidas desde pago web y de 20 días solicitadas directamente en el ERP
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Pagos de ayudantes y becas | Los pagos de los ayudantes de cursos son procesados a partir de las horas asignadas en Siding. Para ayudantes externos y pagos de becas deben ser solicitadas a través de sistema de Pago Web | Se pagan los días 15 de cada mes. Para los ayudantes de cursos se pagan los meses de abril a julio, cursos del primer semestre, y de septiembre a diciembre, cursos del segundo semestre |
Trapasos | Se solicita a través de Pago Web. Se debe indicar en los comentarios la cuenta presupuestaria a la cual se debe abonar el monto traspasado | Plazo de 10 días hábiles
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Cuentas de extensión | Los profesores pueden revisar sus movimientos y saldos disponibles en la pestaña “Economía y Gestión” del Siding. La periodicidad de la actualización se ha visto afectada por la implementación del nuevo ERP | Actualización los días 10 y 30 para los movimientos de remuneraciones (reliquidaciones y liquidaciones), y los días 20 para los movimientos del mes anterior relacionados a traspasos, liquidaciones, pagos de boletas, facturas, ayudantes y otros
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Los plazos máximos para la creación de tickets en Pago Web de pagos relacionados a remuneraciones (Otras Labores, Horas Extras) son los siguientes:
Mes de | Plazo | Plazo |
Marzo | 11-03-2022 | 25-03-2022 |
Abril | 08-04-2022 | 26-04-2022 |
Mayo | 09-05-2022 | 26-05-2022 |
Junio | 09-06-2022 | 27-06-2022 |
Julio | 08-07-2022 | 27-07-2022 |
Agosto | 09-08-2022 | 26-08-2022 |
Septiembre | 08-09-2022 | 27-09-2022 |
Octubre | 10-10-2022 | 27-11-2022 |
Noviembre | 09-11-2022 | 25-11-2022 |
Diciembre | 09-12-2022 | 27-12-2022 |