Solicitudes de pago

Solicitudes de pago

Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.

Solicitudes financieras

A continuación se describen los procedimientos para los distintos tipos de pagos que pueden ser realizados a través del Sistema de Pago Web y/o ERP. Para las solicitudes con cargo a proyectos de direcciones y departamentos, éstas deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra, reembolsos, fondos a rendir, caja chica y viáticos, las cuales se realizan directamente a través del ERP. En el caso de las solicitudes con cargo a proyectos de investigación y fondos de profesores, deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra. En el siguiente link se detallan el sistema en donde se solicitan los distintos procesos financieros según el tipo de proyecto Detalle tipo de pago

PROCESOS DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Definición
La orden de compra es un compromiso de contratar un bien o servicio a cambio de un pago a beneficio del proveedor.

Consideraciones
• La orden de compra debe ser solicitada a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos usuarios sin los accesos para crearlos directamente en el ERP, deberán solicitar su creación a través de Pago Web.
• Para aquellas solicitudes que se ingresen a través de Pago Web se debe adjuntar el siguiente formulario
• Por política de la universidad, es obligatorio solicitar una orden de compra para la compra de un bien o servicio.
• Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@ing.puc.cl o Karla Higuera khiguera@ing.puc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web.

Restricciones:

  • No son válidas las órdenes de compra en papel. Accede en el siguiente link al comunicado con las instrucciones de esta nueva exigencia. 
  • Para las Órdenes de Compra de proveedores de insumos oficina (PRISA, DIMERC, otros similares) se deberá solicitar por separado una orden de compra por tipo de insumos: i) insumos de oficina y aseo, y ii) insumos de alimentación.

Definición:

Es el proceso de pago de servicios prestados, por personas naturales, a la Escuela de Ingeniería.

 

Consideraciones:

  • Tener en cuenta que la universidad realizará una retención del monto total a pagar que indique la boleta de honorario.
  • Las boletas de honorarios con cargo a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo (ej: función, código del proyecto, periodo o mes)
  • Boletas de terceros: Para extranjeros que están en proceso de iniciación de actividades en el SII, la Universidad puede proporcionar una boleta de terceros. Solo se puede utilizar en casos excepcionales y máximo una vez por persona. Para solicitarla se debe enviar un mail a Mauricio Martínez, martinez@ing.puc.cl, indicando el Nombre, Rut, motivo excepcional y monto.

 

Restricciones:

  • Si la persona emitirá más de tres boletas de honorario seguidas dentro en un período igual o menor a tres meses, se debe realizar un Contrato de Honorarios y solicitar su pago según el procedimiento de Contrato de honorario.
  • Si el prestador es un alumno regular, se debe solicitar el pago con el procedimiento de Pago de Ayudantes, excepto en aquellos casos que el pago se realice con fondos de proyectos de investigación.

Definición:

Pago de servicios prestados por alumnos regulares de la universidad que no tengan acceso para postular a las ayudantías a través de SIDING.

 

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar al ticket el siguiente formulariopor cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros).

 

 

Restricciones:

  • Este procedimiento de pago no se puede realizar con cargo a un proyecto de investigación.
  • En caso de que el ayudante no sea un alumno regular de la PUC, se debe solicitar el pago a través de una Boleta de Honorarios. 

Definición:

Pago de becas de mantención adjudicadas a alumnos regulares. Se debe adjuntar el siguiente formulario.

 

Consideraciones:

  • Las Becas de matrícula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados. 

Definición:

Es el proceso de pago al proveedor por bienes o servicios satisfactoriamente recibidos.

El pago de factura se realiza de forma automática una vez que se ha realizado la recepción del producto o servicio directamente a través del ERP.

 

Se podrán subir las facturas directamente a través del Pago Web sólo para casos excepcionales. En particular, se podrán recibir la solicitud del pago de factura a proveedores autorizados que no requieren órdenes de compra por su naturaleza (ejemplo servicios básicos).

 

Consideraciones:

  • Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile
  • El pago de facturas se realiza en un plazo 30 días desde la creación del ticket.
  • En proyectos de investigación, la factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.

 

Restricciones:

  • Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra y número de recepción (HES), de acuerdo al sistema único de la universidad.

PROCESOS DE GASTOS (EXPENSES)

Las solicitudes de expenses (o gastos) corresponden a las siguientes: fondos por rendir,  caja chica, viático y reembolso.  

Las solicitudes de expenses (o gastos) con cargo a fondos departamentales y presupuesto de direcciones se deben realizar de manera directa en el Sistema ERP. Las solicitudes con cargo a proyectos de investigación, 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión se deben realizar a través del Sistema de Pago Web. 

En el siguiente link puede descargar el manual de procedimientos, y en este link detalle del paso a paso para las solicitudes realizadas directamente en el Sistema ERP. 

Exigencias generales de la universidad

  • Se debe adjuntar siempre el formulario correspondiente al tipo de solicitud, firmado por la jefatura o responsable financiero
  • Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
  • No se realiza reembolso de recibos simples
  • Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones
  • El campo de actividad es obligatorio
  • No se permite el reembolso de activos fijos. Excepción: empresas que no acepten órdenes de compra de la UC, en cuyos casos la solicitud deberá venir acompañada de una carta de autorización de María José Pérez (solicitar carta a Mauricio Martínez martinez@ing.puc.cl ). Además, se deberá adjuntar el  formulario de alta del activo.
  • Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación

Definición:

Es la devolución de fondos que hace la universidad a favor del funcionario, académico o administrativo, posterior al gasto para la adquisición de bienes o servicios relacionados a la unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido. Estas solicitudes son la alternativa el proveedor no acepta las órdenes de compra de la universidad.

Procedimiento:

  • Se debe adjuntar el formulario de reembolso firmado por el jefe o responsable financiero, junto a la documentación de respaldo de los gastos.
  • Las solicitudes de reembolso deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030 o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Las facturas deben venir a nombre de la universidad.
  • En el caso de compras internacionales, se debe venir acompañado con el comprobante de pago (estado de cuenta de tarjeta de crédito o comprobante de transferencia internacional)

Restricciones:

  • Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
  • No se realiza reembolso de recibos simples
  • Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones
  • No se permite el reembolso de activos fijos. Excepción: empresas que no acepten órdenes de compra de la UC, en cuyos casos la solicitud deberá venir acompañada de una carta de autorización de María José Pérez (solicitar carta a Mauricio Martínez martinez@ing.puc.cl ). Además, se deberá adjuntar el  formulario de alta del activo.
  • Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación

Definición:

Es la cantidad de dinero menor que se solicita a nombre de un funcionario, administrativo o académico, quien será el responsable de la caja chica. Cada vez que se rinde la caja chica, con los respectivos documentos, se restituye el monto que ha sido justificado.

Procedimiento para la solicitud:

  • Para solicitar una caja chica, se debe adjuntar el siguiente formulario firmado por jefatura o responsable financiero (hoja solicitud)
  • Las solicitudes de caja chica y sus rendiciones deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web
  • Monto máximo de caja chica es de 250 mil pesos.

Procedimiento para la rendición:

  • Se debe enviar los documentos junto con el formulario de rendición firmado por jefe o responsable financiero (hoja rendición)
  • Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket de solicitud de caja chica los documentos que se necesitan rendir

Restricciones:

  • Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
  • No se realiza reembolso de recibos simples
  • Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones
  • No se permite el reembolso de activos fijos. Excepción: empresas que no acepten órdenes de compra de la UC, en cuyos casos la solicitud deberá venir acompañada de una carta de autorización de María José Pérez (solicitar carta a Mauricio Martínez martinez@ing.puc.cl ). Además, se deberá adjuntar el  formulario de alta del activo.
  • Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación

Procedimiento para el cierre:

  • Se debe cerrar una caja chica: Cuando el responsable deba ausentarse por un largo periodo (ej. licencia médica prologada); Cuando hay cambio de responsable, traslado del responsable a otra área o término de relación contractual con la universidad
  • Para cerrar la caja chica, se debe informar por correo a Mauricio Martínez martinez@ing.puc.cl, indicando el número de ticket o el número expenses de solicitud de la caja, los documentos de los gastos que se necesitan rendir y/o el comprobante de la transferencia a la universidad del saldo no utilizado(Cuenta corriente N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0)

Definición:

Un fondo a rendir es una cantidad monetaria determinada que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien constará como responsable de estos fondos, para el pago o contratación de bienes o servicios compatibles con las actividades y proyectos de su unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.

 

Procedimiento para la solicitud fondo a rendir:

  • Se debe adjuntar el siguiente formulario de solicitud, el cual debe estar firmado por el jefe o responsable financiero
  • Las solicitudes de fondo a rendir deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Se debe indicar el uso que se le dará al fondo y explicar la necesidad de la solicitud. Se debe indicar si corresponde a compra de activo fijo.

 

Restricciones para la solicitud del fondo:

  • Monto máximo permitido de 100 UF. Sobre este valor, se deberá solicitar autorización a Contabilidad, contactar en estos casos a Mauricio Martínez.
  • Para solicitar un fondo a rendir, el beneficiario no debe tener otros fondos pendientes por rendir.
  • No se puede solicitar un fondo a rendir para pagar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración, gastos de reparaciones de vehículos o importaciones.
  • No se permite el reembolso de activos fijos. Excepción: empresas que no acepten órdenes de compra de la UC, en cuyos casos la solicitud deberá venir acompañada de una carta de autorización de María José Pérez (solicitar carta a Mauricio Martínez martinez@ing.puc.cl ). Además, se deberá adjuntar el  formulario de alta del activo.
  • Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación

Procedimiento para la rendición del fondo:

  • Se debe rendir el fondo en un plazo no superior a los 30 días, desde la emisión del pago.
  • Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket de solicitud del fondo las facturas o boletas, junto con el formulario de rendición firmado por jefe o responsable financiero.
  • Si fue solicitado por ERP: Se debe realizar una nueva solicitud de rendición de gasto, donde se adjunte las facturas o boletas, junto con el formulario de rendición firmado por jefe o responsable financiero
  • En el caso que el Fondo a Rendir no sea utilizado por suspensión de la actividad, el beneficiario deberá devolverlo en un plazo máximo de 5 días, a contar de la fecha de inicio de la actividad indicada en la respectiva solicitud. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0
  • Si el Fondo no fue utilizado por completo, debe ser el saldo a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0

Definición:

Es la cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, previo al viaje. El monto está determinado de acuerdo a la duración y destino del viaje, según la política de la universidad, el cual debe ser con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad. 

Solicitud de viático:

  • Para solicitar un viático (fondo para cubrir gastos de viajes: alojamiento, alimentación, etc.), se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Solicitud.
  • Los montos están definidos por la Universidad según la tabla de viáticos, según el destino del viaje.
  • Las solicitudes de viático y su justificación deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web
  • Para la aprobación del viático, en caso de los académicos se requiere que haya sido informado el viaje a través de Siding, y para funcionarios debe venir el formulario de solicitud firmado por la jefatura.

Restricciones:

  • No se aprobarán solicitudes de viático si el beneficiario tiene fondos o viáticos pendientes por rendir/justificar.
  • El viático se debe solicitar al menos 10 días hábiles previos al viaje. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deberá realizar una solicitud de reembolso en donde se presenten todos los comprobantes de los gastos. Para viajes realizados a partir del 13 junio no se autorizarán los reembolsos de viáticos sin la justificación de los gastos.
  • Se considerarán parte del viático los gastos incurridos por alojamiento, alimentación y movilización (traslado local). Por lo tanto, no se debe solicitar reintegro por estos conceptos.
  • Si antes del viaje existe un cambio de destino o periodo, el solicitante debe devolver el viático y realizar una nueva solicitud, en los plazos ya señalados.
  • En caso de que posterior al servicio el viaje haya disminuido, el funcionario estará obligado a reintegrar a la Universidad el viático asignado a los días en que disminuyó el servicio.
  • Si no realiza el viaje, entonces debe devolver el viático en un plazo máximo de 5 días, a contar de la fecha de inicio de la comisión indicada en la respectiva solicitud. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0. Por último, se deberá justificar en Pago Web o ERP, adjuntando el comprobante de transferencia.

Solicitud de justificación:

  • Se debe justificar el viático hasta 15 días después de finalizado el viaje
  • Se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Justificación, junto a la documentación que acredite el viaje (Ej.: Pasaporte timbrado, boarding pass, etc.).
  • Si la solicitud fue realizada en Pago Web: deberá ingresar la documentación de respaldo para justificar el viático en el mismo ticket de solicitud

PROCESOS DE CUENTAS POR COBRAR

Definición:

La emisión de factura, es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Consideraciones:

  • Para la emisión de facturas UC se debe adjuntar el siguiente formulario. Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto financieros del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo.
  • En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria.

 

Restricciones:

  • Se requiere previa autorización para la emisión de facturas a investigadores de proyectos ANID

 

Definición:

Consiste en un documento Mercantil para corregir (montos o datos) o anular una factura emitida previamente.

 

Consideraciones:

  • Se envía una solicitud a través de la plataforma de Pago Web, seleccionando la opción “Nota de Crédito” e informando en la sección de comentarios el N° de Factura y la información a corregir.

Definición:

El reconocimiento de ingreso es el proceso que se realiza para que el abono recibido en la cuenta bancaria de la universidad se vea reflejada en la cuenta presupuestaria o proyecto.

 

  • Ingresos por servicios prestados contra factura o boleta de venta:
    • Una vez realizado el depósito a la escuela, se realiza la solicitud de reconocimiento de ingreso agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura) y número de éste, y adjuntar el comprobante del depósito original.
    • La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.

 

  • Devolución o recuperación de gastos
    • Se debe adjuntar el comprobante del depósito original o transferencia.

 

  • Donaciones
    • Las donaciones efectuadas a universidades e institutos profesionales estatales y particulares están regidas por el art. N° 69 de la Ley n° 18.681. Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen los montos y plazos correspondientes (tramitar a través del área jurídica de la Escuela).
    • Se debe solicitar el reconocimiento de la donación a través de un “Ingreso”, especificando en la sección de comentarios que se trata de una Donación y que requiere certificado de donación detallando los datos de la persona o empresa. Con la información contenida en el formulario, la Subdirección solicita la emisión del certificado a la Dirección de Asuntos Jurídicos de Casa Central, siendo enviado directamente desde esta dirección.
    • El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso, y dentro del año de ejercicio.

 

  • Ingresos de proyectos de investigación
    • En el caso de ingresos a proyectos de investigación a los que descuenten el 10% debe avisar a su analista en menos de 10 días para su recuperación.
  • Información de las cuentas generales de la UC donde se reciben ingresos y devoluciones:
    • Cuenta corriente 2546901-1 Banco Santander Rut 81.698.900-0
    • Cuenta corriente 80104190-8 Banco Santander Rut 81.698.900-0

Definición:

La emisión de la boleta de servicio es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio a persona natural (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Actualmente las boletas de servicio se emiten digitalmente, para solicitud de acceso al sistema contactar a Mauricio Martínez.

Definición:

La emisión de la boleta de servicio es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio a persona natural (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Actualmente las boletas de servicio se emiten digitalmente, para solicitud de acceso al sistema contactar a Mauricio Martínez.

El documento interno de cobro solicita cuando se debe realizar un cobro desde la Escuela de Ingeniería a otra unidad de la universidad

PROCESOS INTERNACIONALES, TRASPASOS Y OTROS

Definición:

Compra/venta de divisas es el proceso que implica la conversión de una moneda extranjera a nacional, o viceversa; dentro de la misma unidad-proyecto y caja.

Consideraciones:

  • Se debe indicar en el comentario del ticket si corresponde a una compra o venta, el monto y la moneda de la operación (dólares, euros o pesos chilenos).

Definición:

Es el proceso de pagos al extranjero que se realizan mediante transferencia bancaria internacional.

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar los siguientes documentos: i) el formulario con los datos de la transferencia; ii) el Invoice, Contrato o Convenio validado por el área jurídica; iii) el certificado bancario de cuenta con datos de la cuenta corriente del proveedor.
  • En el siguiente documento podrán encontrar la orientación sobre el formato y la información requerida de las cuentas bancarias según su país anexo cuenta bancaria internacional
  • Banco PUC realizará un cobro de 8 dólares por la operación de transferencias en dólares, 12 euros para transferencias en euros y de 15 dólares para otro tipo de moneda.
  • La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda (ver detalle)

Definición:

La liquidación es el proceso de distribución de recursos monetarios, con cargo al programa que se desea liquidar, y a favor de las unidades, programas, departamentos, proyectos o cuentas de extensión de profesores, en conformidad con las políticas internas de la Escuela de Ingeniería.

 

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar el siguiente formulario. En el caso de la liquidación de Educación profesional se debe adjuntar también el Memo de solicitud.
  • Se realizará la liquidación en la proporción 65% profesores, 25% Escuela de Ingeniería y 10% Departamento.
  • Si corresponde a un pago por labor realizada en otra unidad de la UC, se debe informar a esta unidad que realice el traspaso de fondos por liquidar a la unidad 35120408-401-81 con copia al correo controldegestion@ing.puc.cl indicando el nombre del profesor y el motivo del pago, para así liquidar en las proporciones mencionadas en el punto anterior.

 

Restricciones:

  • No se puede realizar liquidaciones a favor de profesores que no pertenezcan a la Escuela de Ingeniería.

Definición:

Este procedimiento se utiliza para el movimiento de fondos entre unidades/proyectos de la universidad, y que no corresponden al cobro, ni pago de un servicio.

 

Consideraciones:

  • Se debe explicar en el comentario del ticket la unidad/proyecto de destino, y el motivo del traspaso.

 

Restricciones:

  • Proyectos de investigación no permite los traspasos presupuestarios para la rendición de recursos.

Definición:

Se utiliza para compras internacionales que no se puedan realizar con otro método de pago.

 

Consideraciones:

  • Se deben incluir en el monto bruto los costos de envío.
  • Se debe subir a Pago Web el ticket “pago tarjeta de Crédito” desde la cuenta donde se realizará el cargo. En el ticket se debe adjuntar el link de pago.
  • Informar a ptgarava@ing.puc.cl el número de ticket para que pueda ser comprado dentro de 2 días hábiles.
  • Una vez realizado el pago se adjunta invoice como nota al ticket.
  • Finalmente se realiza cargo centralizado desde SEG a la cuenta Unidad proyecto desde donde se solicitó el ticket “pago Tarjeta de Crédito”.

Definición:

Es el proceso que implica el traspaso de fondos a favor de Banco PUC, para que sean invertidos y así recibir a cambio los intereses que éstos generen según el plazo y monto.

 

Consideraciones:

  • En “Comentarios” se debe indicar el plazo del depósito. Puede ser renovable o no renovable.
  • No existe un monto mínimo para iniciar una colocación.
  • Los intereses que generan las colocaciones mayores a 60 días es de UF + 0,10% base anual.
  • Para retirar una colocación antes de tiempo, se debe enviar un correo a Carolina Córdova, detallando el monto y cuenta original de los fondos.

Solicitudes de personas

Los siguientes procesos son revisados y gestionados por el área de Personas. Las solicitudes se reciben a través de Pago Web.

Definición:

Es el pago a favor de un académico o funcionario (planta profesional o administrativa) por el desempeño de funciones adicionales a su cargo.

Consideraciones:

  • Este pago corresponde a la retribución por labores o tareas realizadas de forma extraordinaria, con la supervisión de su jefatura.
  • Solo se cancelan a personas que mantengan un contrato a plazo fijo/indefinido con la Universidad.
  • Estos pagos pueden ser cancelados a un académico/funcionario de otra facultad.
  • Se debe adjuntar el siguiente formulario. En determinados casos se solicitará desde el área de personas una carta de acuerdo, la cual se gestionará con la jefatura del funcionario. 
  • Ambos documentos deben encontrarse en formato PDF. 

Definición:

Es el pago adicional que recibe el colaborador por el desempeño de funciones de su cargo fuera del horario establecido, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 32, (Código del Trabajo, 2022) “las horas extraordinarias sólo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos pagos deberán constar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a 3 meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las partes”.

Consideraciones:

  • Para solicitar el pago de horas extras se debe adjuntar el siguiente formulario (puede indicar en el mismo formulario a distintas personas y así no crear un ticket por cada una de ellas) y documento de acuerdo de pago de horas extraordinarias, ambos documentos en formato PDF.
  • Debe tener presente que el límite máximo diario de las horas extras es de 2 horas y su máximo semanal corresponde a 12 horas, estás deberán quedar consignadas en el registro de asistencia con la explicación del trabajo realizado y la firma correspondiente. No se considerará el pago de horas extraordinarias, a quienes realicen el trabajo sin fiscalización o fuera de los recintos de la Universidad.
  • El monto del pago es calculado por Peoplesoft de acuerdo al sueldo convenido de cada persona y el pago se hará a través de su remuneración.
  • Existen dos porcentajes asociados al pago de Horas Extras, según su categoría: 50%: Corresponde a horas extras trabajadas de lunes a sábado; 100%: Corresponde al pago de horas realizadas los días domingos o festivos.
  • No serán horas extraordinarias las trabajadas en compensación de un permiso, en caso de ser solicitadas como permiso estas también operarán con el recargo correspondiente.
  • Las horas extraordinarias no podrán cancelarse anticipadamente, sólo serán pagadas de acuerdo al registro biométrico.
  • El pago de horas extraordinarias solo es para el personal de la planta administrativa.

Definición:

Procedimiento para solicitar el pago de boletas de honorarios asociado a un contrato de honorarios.

 

Consideraciones:

  • Se requiere contar con este tipo de contrato cuando el prestador emitirá más de tres boletas de honorario seguidas dentro de un período igual o inferior a 3 meses.
  • Se puede crear un ticket para programar los pagos trimestralmente, por funcionario.

Solicitudes de pago para proyectos de investigación y proyecto ING2030

A continuación se describen los pagos no permitidos en proyectos de investigación o 2030 y los pagos que requieren un procedimiento diferente al procedimiento general de la universidad. 

Las entidades subsidiarias, en lo general, no permiten realizar los siguientes pagos:

    • Facturas internas, facturas o boletas emitidas por la universidad, traspasos internos. Tampoco se pueden rendir compras o pagos a Librerias UC, Estacionamientos, u otros servicios prestados por la UC.
    • Caja chica (no recomendado)
    • Alimentación (salvo actividades puntuales que estén aprobadas previamente por el programa) y alcohol
    • Multa por cambio de pasaje aéreo
    • Compras online que no tengan documento tributario, salvo las compras internacionales o pagos de inscripciones a congresos o similares. Cualquier duda, comunicarse directamente con el analista.
    • Compras nacionales con tarjeta de crédito. Solo se aceptan las compras internacionales, y presentando el estado de cuenta de la TC. La compra se debe efectuar en una cuota. Hay excepciones que puede consultar directamente con su analista.
    • No se pueden realizar compras de equipos durante los últimos 5 meses de ejecución del proyecto.
    • No se permite la compra de celulares o equipos de telecomunicaciones, a menos que se tenga la autorización previa a la compra por parte de la entidad subsidiaria.
    • Pagos a DICTUC o a UC Christus, o empresas asociadas similares, deben ser previamente autorizados por la entidad subsidiaria, ya que el gasto puede ser objetado por tratarse de una empresa relacionada directamente a la UC.

Para los proyectos de investigación o ING 2030, se debe cumplir con lo siguiente:

  • Todos los documentos tributarios (facturas, boletas, boleta de honorario, contrato de honorarios etc.) deben tener el código del proyecto. En el caso de ING2030 el código es “ProyectoING20300001”. Para otros proyectos, deben consultar el código al programa o verificarlo con su analista.
  • No se financia compras online que no tengan documento tributario. No se deben acumular puntos ni premios, tanto Corfo como ANID rechazan aquellas boletas o facturas donde se acumulan puntos.
  • Compras con tarjetas de créditodeben ser siempre con una sola cuota. No se aceptan compras nacionales con TC, a menos que no exista otra opción de pago. Debe ser previamente consultado con el analista.
  • Si la persona está considerada como Recurso Humano en el presupuesto se debe gestionar un contrato de honorarios, independiente si la duración de la prestación del servicio es inferior a 3 meses. 
  • El pago de boleta de honorariosse realiza una vez que finaliza el mes del servicio (servicio prestado en marzo, se debe subir boleta a fines de marzo para que salga el pago dentro de los 10 primeros días del mes siguiente)
  • ING 2030:Para la solicitud de un viático o el reembolso de viático, se debe ocupar la tabla de viáticos UC como tope (considerar valores de la columna 2). Los viáticos (o reembolsos de viáticos) deben ser respaldados con boletas de los gastos incurridos en el viaje (ticket aéreo, alojamiento y alimentación). Si paga con la tarjeta de crédito, debe adjuntar copia de la cartola de la tarjeta de crédito (tanto del gasto como del pago). Además debe adjuntar el respectivo informe de actividades (IA) que justifica el gasto.
  • Compras, licitaciones, cotizaciones, viáticos entre otros, los procedimientos deben ceñirse a lo indicado en las bases de cada proyecto.