Solicitudes de pago

Solicitudes de pago

Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.

Solicitudes financieras

A continuación se describen los procedimientos para los distintos tipos de pagos que pueden ser realizados a través del Sistema de Pago Web y/o ERP. Para las solicitudes con cargo a proyectos de direcciones y departamentos, éstas deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra, reembolsos, fondos a rendir, caja chica y viáticos, las cuales se realizan directamente a través del ERP. En el caso de las solicitudes con cargo a proyectos de investigación y fondos de profesores, deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra. En el siguiente link se detallan el sistema en donde se solicitan los distintos procesos financieros según el tipo de proyecto Detalle tipo de pago

PROCESOS DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Definición
La orden de compra es un compromiso de contratar un bien o servicio a cambio de un pago a beneficio del proveedor.

Consideraciones
• La orden de compra debe ser solicitada a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos usuarios sin los accesos para crearlos directamente en el ERP, deberán solicitar su creación a través de Pago Web.
• Para aquellas solicitudes que se ingresen a través de Pago Web se debe adjuntar el siguiente formulario
• Por política de la universidad, es obligatorio solicitar una orden de compra para la compra de un bien o servicio.
• Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@ing.puc.cl o Karla Higuera khiguera@ing.puc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web.

Restricciones:

  • No son válidas las órdenes de compra en papel. Accede en el siguiente link al comunicado con las instrucciones de esta nueva exigencia. 
  • Para las Órdenes de Compra de proveedores de insumos oficina (PRISA, DIMERC, otros similares) se deberá solicitar por separado una orden de compra por tipo de insumos: i) insumos de oficina y aseo, y ii) insumos de alimentación.

Definición:

Es el proceso de pago de servicios prestados, por personas naturales, a la Escuela de Ingeniería.

 

Consideraciones:

  • Tener en cuenta que la universidad realizará una retención del monto total a pagar que indique la boleta de honorario.
  • Las boletas de honorarios con cargo a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo (ej: función, código del proyecto, periodo o mes)
  • Boletas de terceros: Para extranjeros que están en proceso de iniciación de actividades en el SII, la Universidad puede proporcionar una boleta de terceros. Solo se puede utilizar en casos excepcionales y máximo una vez por persona. Para solicitarla se debe enviar un mail a Mauricio Martínez, martinez@ing.puc.cl, indicando el Nombre, Rut, motivo excepcional y monto.

 

Restricciones:

  • Si la persona emitirá más de tres boletas de honorario seguidas dentro en un período igual o menor a tres meses, se debe realizar un Contrato de Honorarios y solicitar su pago según el procedimiento de Contrato de honorario.
  • Si el prestador es un alumno regular, se debe solicitar el pago con el procedimiento de Pago de Ayudantes, excepto en aquellos casos que el pago se realice con fondos de proyectos de investigación.

Definición:

Pago de servicios prestados por alumnos regulares de la universidad que no tengan acceso para postular a las ayudantías a través de SIDING.

 

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar al ticket el siguiente formulariopor cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros).

 

 

Restricciones:

  • Este procedimiento de pago no se puede realizar con cargo a un proyecto de investigación.
  • En caso de que el ayudante no sea un alumno regular de la PUC, se debe solicitar el pago a través de una Boleta de Honorarios. 

Definición:

Pago de becas de mantención adjudicadas a alumnos regulares. Se debe adjuntar el siguiente formulario.

 

Consideraciones:

  • Las Becas de matrícula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados. 

Definición:

Es el proceso de pago al proveedor por bienes o servicios satisfactoriamente recibidos.

El pago de factura se realiza de forma automática una vez que se ha realizado la recepción del producto o servicio directamente a través del ERP.

 

Se podrán subir las facturas directamente a través del Pago Web sólo para casos excepcionales. En particular, se podrán recibir la solicitud del pago de factura a proveedores autorizados que no requieren órdenes de compra por su naturaleza (ejemplo servicios básicos).

 

Consideraciones:

  • Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile
  • El pago de facturas se realiza en un plazo 30 días desde la creación del ticket.
  • En proyectos de investigación, la factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.

 

Restricciones:

  • Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra y número de recepción (HES), de acuerdo al sistema único de la universidad.

PROCESOS DE GASTOS (EXPENSES)

Definición:

Un fondo a rendir es una cantidad monetaria determinada que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien constará como responsable de estos fondos, para el pago o contratación de bienes o servicios compatibles con las actividades y proyectos de su unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.

 

Consideraciones:

  • Los fondos a rendir deben ser solicitados a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Las facturas que se utilicen para justificar el uso de estos fondos deben venir a nombre de la universidad.
  • Se debe adjuntar el formulario de solicitud. Cuando el fondo a rendir haya sido pagado, recibirás un correo con el link donde podrás ingresar la documentación para su rendición. Esta documentación debe contemplar el formulario de rendición junto con la documentación de respaldo de los gastos.
  • En caso de que no se haya usado todo el fondo, se debe reintegrar la diferencia en la cuenta corriente de la universidad (N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0) incluyendo en los respaldos de rendición el comprobante de Depósito o Transferencia.
  • En proyectos de investigaciónel gasto realizado debe ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc.).
  • Se debe subir esta documentación en un plazo no superior a los 30 días, desde la emisión del pago.

 

Restricciones:

  • No se pueden rendir boletas de honorarios ni otro tipo de remuneraciones.
  • Monto máximo permitido de 100 UF.
  • Para solicitar un fondo a rendir, el responsable no debe tener fondos pendientes por rendir.
  • No se realiza reembolso de recibos simples.
  • Algunos proyectos de investigación no permiten rendir gastos de alimentación.

 

Definición:

Caja Chica es una cantidad de dinero determinada que se solicita a favor de un funcionario administrativo o académico, quien constará como responsable de estos fondos, cuyo monto se restituye según lo que se rinda en cada justificación de gastos.

 

Consideraciones:

  • Las solicitudes de caja chica y sus rendiciones deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Para solicitar una caja chica, se debe adjuntar el siguiente formulario 
  • Para rendir una caja chica, se deben anexar el formulario y documentos que respalden el uso de fondos, en el mismo ticket inicial que se solicitó la caja chica, en caso que haya sido solicitada por Pago Web.
  • Para cerrar la caja chica, se debe indicar el número de ticket de solicitud de la caja o el número OC de la caja y reintegrar el saldo no utilizado.

 

Restricciones:

  • No se realiza reembolso de viáticos ni boleta de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.
  • En proyectos de investigación, los gastos realizados con caja chica deben ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc…).

 

Definición:

Viático es una cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, previo al viaje, según el tiempo y destino, y que se realice con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad u organización.

 

Consideraciones:

  • Las solicitudes de viático y sus justificaciones deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Solicitud de Fondo para cubrir gastos de viajes (Alojamiento, Alimentación, etc.). Los montos están definidos por la Universidad según la tabla de viáticos. Se debe adjuntar el formulario,completando la hoja Solicitud.
  • Una vez que se haya sido pagado el viático, el solicitante del ticket recibirá un correo un correo con el link donde podrá ingresar la documentación de respaldo para justificar el viático
  • Se debe adjuntar el formulario,completando la hoja Justificación, junto a la documentación que acredite el viaje (Ej.: Pasaporte timbrado, boarding pass, etc.).

Restricciones:

  • El viático se debe solicitar al menos 10 días previos al viaje. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deben pedir los fondos como “reembolso de viático”.
  • Para solicitar un viático, el responsable no debe tener viáticos pendientes por justificar.
  • En caso de proyectos de investigación o ING2030 la solicitud se debe realizar con 15 días hábiles de anticipación y los montos son definidos por la institución subsidiaria (distintos a la universidad) y adjuntando los comprobantes requeridos por la institución subsidiaria.

Definición:

El reembolso de viático es una cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, posterior al viaje, según el tiempo y destino, y que se haya realizado con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad u organización.

 

Consideraciones:

  • Las solicitudes de reembolso de viático deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
  • Cuando se solicita el viático después de haberlo realizado, se debe enviar el formulariode solicitud y justificación de viático junto con los respaldos del viaje (boarding pass, pasaporte, etc.).

 

Restricciones:

  • El reembolso de viático se debe realizar en un plazo no superior a 15 días desde el término del viaje.
  • En el caso de los proyectos se requiere rendir todos los gastos y ajustarse a la tabla de pagos del proyecto. Para mayor detalle, favor consultar a su analista las condiciones específicas de su proyecto.

Definición:

El reembolso es la restitución de fondos que hace la Escuela de Ingeniería a favor del funcionario académico o administrativo, posterior a la utilización de sus fondos propios para la adquisición de bienes o contratación de servicios a favor de la Escuela de Ingeniería, sus proyectos o actividades relacionadas.

 

Consideraciones:

  • Las solicitudes de reembolso deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.

 

  • Se debe adjuntar el formulariode reembolso junto a la documentación de respaldo de los gastos.
  • Toda factura debe venir a nombre de la universidad.

 

Restricciones:

  • No se pueden reembolsar boletas de honorarios ni otro tipo de remuneración.
  • No se realiza reembolso de recibos simples.
  • Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.
  • No está permitido el reembolso de activos fijos
  • En proyectos de investigación, los gastos a reembolsar deben ajustarse a la normativa del proyecto (Ej.: requisito de cotizaciones, licitación, facturas, etc.)

PROCESOS DE CUENTAS POR COBRAR

Definición:

La emisión de factura, es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Consideraciones:

  • Para la emisión de facturas UC se debe adjuntar el siguiente formulario. Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto financieros del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo.
  • En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria.

 

Restricciones:

  • Se requiere previa autorización para la emisión de facturas a investigadores de proyectos ANID

 

Definición:

Consiste en un documento Mercantil para corregir (montos o datos) o anular una factura emitida previamente.

 

Consideraciones:

  • Se envía una solicitud a través de la plataforma de Pago Web, seleccionando la opción “Nota de Crédito” e informando en la sección de comentarios el N° de Factura y la información a corregir.

Definición:

El reconocimiento de ingreso es el proceso que se realiza para que el abono recibido en la cuenta bancaria de la universidad se vea reflejada en la cuenta presupuestaria o proyecto.

 

  • Ingresos por servicios prestados contra factura o boleta de venta:
    • Una vez realizado el depósito a la escuela, se realiza la solicitud de reconocimiento de ingreso agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura) y número de éste, y adjuntar el comprobante del depósito original.
    • La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.

 

  • Devolución o recuperación de gastos
    • Se debe adjuntar el comprobante del depósito original o transferencia.

 

  • Donaciones
    • Las donaciones efectuadas a universidades e institutos profesionales estatales y particulares están regidas por el art. N° 69 de la Ley n° 18.681. Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen los montos y plazos correspondientes (tramitar a través del área jurídica de la Escuela).
    • Se debe solicitar el reconocimiento de la donación a través de un “Ingreso”, especificando en la sección de comentarios que se trata de una Donación y que requiere certificado de donación detallando los datos de la persona o empresa. Con la información contenida en el formulario, la Subdirección solicita la emisión del certificado a la Dirección de Asuntos Jurídicos de Casa Central, siendo enviado directamente desde esta dirección.
    • El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso, y dentro del año de ejercicio.

 

  • Ingresos de proyectos de investigación
    • En el caso de ingresos a proyectos de investigación a los que descuenten el 10% debe avisar a su analista en menos de 10 días para su recuperación.
  • Información de las cuentas generales de la UC donde se reciben ingresos y devoluciones:
    • Cuenta corriente 2546901-1 Banco Santander Rut 81.698.900-0
    • Cuenta corriente 80104190-8 Banco Santander Rut 81.698.900-0

Definición:

La emisión de la boleta de servicio es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio a persona natural (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Actualmente las boletas de servicio se emiten digitalmente, para solicitud de acceso al sistema contactar a Mauricio Martínez.

Definición:

La emisión de la boleta de servicio es la creación el documento tributario que comprueba la prestación de un servicio a persona natural (cursos a externos, consultorías, asesorías, otros) por parte de la Escuela de Ingeniería a cambio de recibir una cantidad monetaria específica.

 

Actualmente las boletas de servicio se emiten digitalmente, para solicitud de acceso al sistema contactar a Mauricio Martínez.

El documento interno de cobro solicita cuando se debe realizar un cobro desde la Escuela de Ingeniería a otra unidad de la universidad

PROCESOS INTERNACIONALES, TRASPASOS Y OTROS

Definición:

Compra/venta de divisas es el proceso que implica la conversión de una moneda extranjera a nacional, o viceversa; dentro de la misma unidad-proyecto y caja.

Consideraciones:

  • Se debe indicar en el comentario del ticket si corresponde a una compra o venta, el monto y la moneda de la operación (dólares, euros o pesos chilenos).

Definición:

Es el proceso de pagos al extranjero que se realizan mediante transferencia bancaria internacional.

 

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar el siguiente formulario.
  • Banco PUC realizará un cobro de 8 dólares por la operación de transferencias en dólares, 12 euros para transferencias en euros y de 15 dólares para otro tipo de moneda.
  • La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda (ver detalle)

 

Definición:

La liquidación es el proceso de distribución de recursos monetarios, con cargo al programa que se desea liquidar, y a favor de las unidades, programas, departamentos, proyectos o cuentas de extensión de profesores, en conformidad con las políticas internas de la Escuela de Ingeniería.

 

Consideraciones:

  • Se debe adjuntar el siguiente formulario. En el caso de la liquidación de Educación profesional se debe adjuntar también el Memo de solicitud.
  • Se realizará la liquidación en la proporción 65% profesores, 25% Escuela de Ingeniería y 10% Departamento.
  • Si corresponde a un pago por labor realizada en otra unidad de la UC, se debe informar a esta unidad que realice el traspaso de fondos por liquidar a la unidad 35120408-401-81 con copia al correo controldegestion@ing.puc.cl indicando el nombre del profesor y el motivo del pago, para así liquidar en las proporciones mencionadas en el punto anterior.

 

Restricciones:

  • No se puede realizar liquidaciones a favor de profesores que no pertenezcan a la Escuela de Ingeniería.

Definición:

Este procedimiento se utiliza para el movimiento de fondos entre unidades/proyectos de la universidad, y que no corresponden al cobro, ni pago de un servicio.

 

Consideraciones:

  • Se debe explicar en el comentario del ticket la unidad/proyecto de destino, y el motivo del traspaso.

 

Restricciones:

  • Proyectos de investigación no permite los traspasos presupuestarios para la rendición de recursos.

Definición:

Se utiliza para compras internacionales que no se puedan realizar con otro método de pago.

 

Consideraciones:

  • Se deben incluir en el monto bruto los costos de envío.
  • Se debe subir a Pago Web el ticket “pago tarjeta de Crédito” desde la cuenta donde se realizará el cargo. En el ticket se debe adjuntar el link de pago.
  • Informar a ptgarava@ing.puc.cl el número de ticket para que pueda ser comprado dentro de 2 días hábiles.
  • Una vez realizado el pago se adjunta invoice como nota al ticket.
  • Finalmente se realiza cargo centralizado desde SEG a la cuenta Unidad proyecto desde donde se solicitó el ticket “pago Tarjeta de Crédito”.

Definición:

Es el proceso que implica el traspaso de fondos a favor de Banco PUC, para que sean invertidos y así recibir a cambio los intereses que éstos generen según el plazo y monto.

 

Consideraciones:

  • En “Comentarios” se debe indicar el plazo del depósito. Puede ser renovable o no renovable.
  • No existe un monto mínimo para iniciar una colocación.
  • Los intereses que generan las colocaciones mayores a 60 días es de UF + 0,10% base anual.
  • Para retirar una colocación antes de tiempo, se debe enviar un correo a Carolina Córdova, detallando el monto y cuenta original de los fondos.

Solicitudes de personas

Los siguientes procesos son revisados y gestionados por el área de Personas. Las solicitudes se reciben a través de Pago Web.

Definición:

Es el pago adicional a favor de un funcionario académico o administrativo por el desempeño de funciones adicionales a su cargo.

 

Consideraciones:

  • Este pago corresponde a la retribución por labores o tareas realizadas de forma extraordinaria.
  • Solo se cancelan a personas que mantengan un contrato a plazo fijo/indefinido con la Universidad.
  • Se debe adjuntar el siguiente formulario.

Definición:

Es el pago adicional que recibe el colaborador por el desempeño de funciones de su cargo fuera del horario establecido.

 

Consideraciones:

  • Para solicitar el pago de horas extras se debe adjuntar el siguiente formulario.
  • Debe tener presente que el límite máximo diario de las horas extras es de 2 horas y su máximo semanal corresponde a 12 horas.
  • El monto del pago es calculado por Peoplesoft de acuerdo al sueldo convenido de cada personas. Existen dos porcentajes asociados al pago de Horas Extras, según su categoría:
    • 50%: Corresponde a horas extras trabajadas de lunes a viernes.
    • 100%; Corresponde al pago de horas realizadas fines de semana o festivos.
  • El plazo para recibir la solicitud de este pago y pueda ser cancelado en el proceso de liquidación es hasta el día 09 de cada mes y para el proceso de reliquidación los días 30 de cada mes.

Definición:

Procedimiento para solicitar el pago de boletas de honorarios asociado a un contrato de honorarios.

 

Consideraciones:

  • Se requiere contar con este tipo de contrato cuando el prestador emitirá más de tres boletas de honorario seguidas dentro de un período igual o inferior a 3 meses.
  • Se puede crear un ticket para programar los pagos trimestralmente, por funcionario.

Solicitudes de pago para proyectos de investigación y proyecto ING2030

A continuación se describen los pagos no permitidos en proyectos de investigación o 2030 y los pagos que requieren un procedimiento diferente al procedimiento general de la universidad. 

Las entidades subsidiarias, en lo general, no permiten realizar los siguientes pagos:

    • Facturas internas, facturas o boletas emitidas por la universidad, traspasos internos. Tampoco se pueden rendir compras o pagos a Librerias UC, Estacionamientos, u otros servicios prestados por la UC.
    • Caja chica (no recomendado)
    • Alimentación (salvo actividades puntuales que estén aprobadas previamente por el programa) y alcohol
    • Multa por cambio de pasaje aéreo
    • Compras online que no tengan documento tributario, salvo las compras internacionales o pagos de inscripciones a congresos o similares. Cualquier duda, comunicarse directamente con el analista.
    • Compras nacionales con tarjeta de crédito. Solo se aceptan las compras internacionales, y presentando el estado de cuenta de la TC. La compra se debe efectuar en una cuota. Hay excepciones que puede consultar directamente con su analista.
    • No se pueden realizar compras de equipos durante los últimos 5 meses de ejecución del proyecto.
    • No se permite la compra de celulares o equipos de telecomunicaciones, a menos que se tenga la autorización previa a la compra por parte de la entidad subsidiaria.
    • Pagos a DICTUC o a UC Christus, o empresas asociadas similares, deben ser previamente autorizados por la entidad subsidiaria, ya que el gasto puede ser objetado por tratarse de una empresa relacionada directamente a la UC.

Para los proyectos de investigación o ING 2030, se debe cumplir con lo siguiente:

  • Todos los documentos tributarios (facturas, boletas, boleta de honorario, contrato de honorarios etc.) deben tener el código del proyecto. En el caso de ING2030 el código es “ProyectoING20300001”. Para otros proyectos, deben consultar el código al programa o verificarlo con su analista.
  • No se financia compras online que no tengan documento tributario. No se deben acumular puntos ni premios, tanto Corfo como ANID rechazan aquellas boletas o facturas donde se acumulan puntos.
  • Compras con tarjetas de créditodeben ser siempre con una sola cuota. No se aceptan compras nacionales con TC, a menos que no exista otra opción de pago. Debe ser previamente consultado con el analista.
  • Si la persona está considerada como Recurso Humano en el presupuesto se debe gestionar un contrato de honorarios, independiente si la duración de la prestación del servicio es inferior a 3 meses. 
  • El pago de boleta de honorariosse realiza una vez que finaliza el mes del servicio (servicio prestado en marzo, se debe subir boleta a fines de marzo para que salga el pago dentro de los 10 primeros días del mes siguiente)
  • ING 2030:Para la solicitud de un viático o el reembolso de viático, se debe ocupar la tabla de viáticos UC como tope (considerar valores de la columna 2). Los viáticos (o reembolsos de viáticos) deben ser respaldados con boletas de los gastos incurridos en el viaje (ticket aéreo, alojamiento y alimentación). Si paga con la tarjeta de crédito, debe adjuntar copia de la cartola de la tarjeta de crédito (tanto del gasto como del pago). Además debe adjuntar el respectivo informe de actividades (IA) que justifica el gasto.
  • Compras, licitaciones, cotizaciones, viáticos entre otros, los procedimientos deben ceñirse a lo indicado en las bases de cada proyecto.