Solicitudes de pago – Pago Web

Solicitudes de pago – Pago Web

Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.

Solicitudes de Pago Web - Presupuesto Escuela

A continuación se describen los procedimientos para los distintos tipos de pagos que pueden ser realizados a través del Sistema de Pago Web. Se deben tener en consideración que para los proyectos de investigación pueden tener exigencias adicionales, las cuales se mencionan al final de esta sección. 

Para la emisión de facturas UC que se requieran para el cobro de servicios prestados, por ejemplo, cursos a externos, consultorías, etc. Se debe adjuntar el siguiente formulario. Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto financieros del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo.

Excepción: Es posible emitir facturas a investigadores de proyectos Conicyt previa autorización. En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria.

Consiste en un documento Mercantil para corregir (montos o datos) o anular una factura emitida. Se envía una solicitud a través de la plataforma de pago web, seleccionando la opción “Nota de Crédito” e informando en la sección de comentarios el N° de Factura y la información a corregir.

Se requiere solicitar la emisión de una boleta de servicio para el cobro de servicios prestados por la universidad a una persona natural. Se debe adjuntar el siguiente formulario. Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto financieros del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo.

Ingresos por servicios prestados contra factura o boleta de venta

Una vez pagado el servicio prestado a la escuela, se realiza la solicitud de ingreso agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura) y número de éste, y adjuntar el comprobante del depósito original.

La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.

Devolución o recuperación de gastos

Se debe solicitar para la devolución parcial o total de fondos a rendir y viáticos otorgados y no utilizados, así como también la recuperación de otros tipos de gastos. Se debe adjuntar el comprobante del depósito original o transferencia. En caso de los fondos o viáticos devueltos, se debe indicar en el comentario de la solicitud el número de ticket de la solicitud original.

Información de las cuentas generales de la UC donde se reciben ingresos y devoluciones:

  • Cuenta corriente 2546901-1 Banco Santander Rut 81.698.900-0
  • Cuenta corriente 80104190-8 Banco Santander Rut 81.698.900-0

Donación

Las donaciones efectuadas a universidades e institutos profesionales estatales y particulares están regidas por el art. N° 69 de la Ley n° 18.681. Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen los montos y plazos correspondientes (tramitar a través del área jurídica de la Escuela). Se debe solicitar el reconocimiento de la donación a través de un “Ingreso”, especificando en la sección de comentarios que se trata de una Donación y que requiere certificado de donación detallando los datos de la persona o empresa. Con la información contenida en el formulario, la Subdirección solicita la emisión del certificado a la Dirección de Asuntos Jurídicos de Casa Central, siendo enviado directamente desde esta dirección.

El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso, y dentro del año de ejercicio.

Ingresos de proyectos de investigación

En el caso de ingresos a proyectos de investigación a los que descuenten el 10% debe avisar a su analista en menos de 10 días para su recuperación.

Este procedimiento se utiliza para los traspasos entre cuentas presupuestarias de la universidad que no corresponden al pago de un servicio prestado entre unidades. Se debe especificar en comentarios la cuenta de destino y motivo del traspaso.

Algunos proyectos de investigación no permiten realizar traspasos presupuestarios

Se utiliza para el pago de servicios prestados a la Escuela de Ingeniería. El impuesto es retenido por la universidad. Si el prestador es un alumno regular, se debe solicitar el pago con el procedimiento de Pago de Ayudantes, excepto en aquellos casos que el pago se realice con fondos de proyectos de investigación.

Las boletas de honorarios con cargo a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo (ej: función, código del proyecto, periodo o mes)

Si la persona emitirá más de tres boletas de honorario seguidas, se debe realizar un Contrato de Honorarios y solicitar su pago según el procedimiento de Contrato de honorario.

Boletas de terceros

Para extranjeros que están en proceso de iniciación de actividades en el SII, la Universidad puede proporcionar una boleta. Solo se puede utilizar en casos excepcionales y máximo una vez por persona. Para solicitarla se debe enviar un mail a Roberto, Caiseo, rcaiseou@ing.puc.cl, indicando el Nombre, Rut, motivo excepcional y monto.

Procedimiento para solicitar el pago de boletas de honorarios asociado a un contrato de honorarios. Se requiere contar con este tipo de contrato cuando el prestador emitirá más de tres boletas de honorario seguidas.

Pago de servicios prestados por alumnos regulares de la universidad que no tengan acceso para postular a las ayudantías a través de SIDING. Se debe adjuntar el siguiente formulario por cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros). En caso de que el ayudante no sea un alumno regular de la PUC, se debe solicitar el pago a través de una Boleta de Honorarios. 

En proyectos de investigación no está permitido este procedimiento de pago.

Pago de becas de mantención adjudicadas a alumnos regulares. Se debe adjuntar el siguiente formulario. Las Becas de Matricula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso presupuestario” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados. 

Pago de bienes o servicios adquiridos por la unidad. Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile. Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra, de acuerdo al sistema único de la universidad. Se debe adjuntar en el ticket la factura. El pago de facturas se realiza a 30 días desde su recepción. En proyectos de investigación, la Factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.

Son fondos solicitados como anticipo, necesario para financiar alguna actividad específica de la universidad. No se pueden rendir boletas de honorarios ni otro tipo de remuneraciones.

Se debe adjuntar el formulario de solicitud. Cuando el fondo a rendir haya sido pagado, recibirás un correo con el link donde podrás ingresar la documentación para su rendición. Esta documentación debe contemplar el formulario de rendición junto con la documentación de respaldo de los gastos (las facturas deben venir a nombre de la universidad) y enviarlo físicamente a la SEG.

En caso de que no se haya usado todo el fondo, se debe reintegrar la diferencia en la cuenta corriente de la universidad (N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0) incluyendo en los respaldos de rendición el comprobante de Depósito o Transferencia. Monto máximo permitido de 100 UF.

Para solicitar un fondo a rendir, el responsable no debe tener fondos pendientes por rendir.

En proyectos de investigación el gasto realizado debe ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc.). No se realiza reembolso de viáticos ni boleta de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación. Se debe subir esta documentación en un plazo no superior a los 30 días, desde la emisión del pago.

Solicitud de caja chica

Solicitud de fondo renovable para gastos menores. Para reembolsar los gastos asociados a la caja chica, se debe adjuntar el siguiente formulario anexando documentación de respaldo de los gastos. Se debe enviar el formulario y documentación original a la SEG (usando opción “Pago requiere documentación física”.

Rendición caja chica

La documentación física debe indicar el N° de Ticket, de manera que podamos relacionar el documento con el ticket. En proyectos de investigación, los gastos realizados con caja chica deben ajustarse a la normativa del proyecto (EJ: requisito de cotización, licitación, facturas, etc…). No se realiza reembolso de viáticos ni boleta de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.

Cierre de caja chica

Se debe indicar el número de ticket de solicitud de la caja o el número OC de la caja y reintegrar el saldo no utilizado.

Solicitud de Fondo para cubrir gastos de viajes (Alojamiento, Alimentación, etc.). Los montos están definidos por la Universidad según la tabla de viáticos. Se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Solicitud. Se debe solicitar al menos 10 días previos al viaje. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deben pedir los fondos como “reembolso de viático”.

Una vez que se haya sido pagado el viático, el solicitante del ticket recibirá un correo un correo con el link donde podrá ingresar la documentación de respaldo para justificar el viático. Se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Justificación, junto a la documentación que acredite el viaje (Ej.: Pasaporte timbrado, boarding pass, etc.). Se debe enviar el formulario y documentación original a la SEG, usando opción “Pago requiere documentación física”.  Esta gestión se deberá realizar en un plazo no superior a 15 días desde el término del viaje.

Para solicitar un viático, el responsable no debe tener viáticos pendientes por justificar.

En caso de proyectos de investigación o 2030 la solicitud se debe realizar con 15 días hábiles de anticipación y los montos son definidos por la institución subsidiaria (distintos a la universidad) y adjuntando los comprobantes requeridos por la institución subsidiaria.

Cuando se solicita el viático después de haberlo realizado, se debe enviar el formulario de solicitud y justificación de viático junto con los respaldos del viaje (boarding pass, pasaporte, etc.). Se debe enviar el formulario y documentación original a la SEG, marcando en el ticket la opción “Pago requiere documentación física”.

En el caso de los proyectos Corfo (incluido 2030) se requiere rendir todos los gastos y ajustarse a la tabla de pagos del proyecto.

Devolución de gastos realizados por funcionarios de la Universidad. Se debe adjuntar el formulario de reembolso junto a la documentación de respaldo de los gastos. Se debe enviar el formulario y documentación original a la SEG (usando opción “Pago requiere documentación física”. Se debe hacer llegar los documentos originales a la SEG indicando el N° de ticket correspondiente. Toda factura debe venir a nombre de la universidad. No se pueden reembolsar viáticos, boletas de honorarios ni otro tipo de remuneración.

La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda (ver detalle)

En proyectos de investigación, los gastos a reembolsar deben ajustarse a la normativa del proyecto (Ej.: requisito de cotizaciones, licitación, facturas, etc.) No se realiza reembolso de viáticos, boletas de honorarios ni recibos simples. Algunos proyectos no permiten rendir gastos de alimentación.

Liquidación por actividades de Magister Profesional y Educación Profesional. Se debe adjuntar el siguiente formulario. En el caso de la liquidación de Educación profesional se debe adjuntar también el Memo de solicitud.

Para liquidar el saldo de algún proyecto desarrollado o para la recepción de algún pago realizado por alguna labor interna dentro de la UC, se debe realizar la liquidación correspondiente en la proporción 65% profesores, 25% Escuela de Ingeniería y 10% Departamento.

Si corresponde a un proyecto dentro de las cuentas de Ingeniería, se debe subir un ticket adjuntando el formulario con la opción Liquidación Proyecto Ingeniería y poner la cuenta de destino 3512-408-81, donde se transferirán los fondos y luego se liquidará en las proporciones indicadas anteriormente.

Si corresponde a un pago por labor realizada en otra unidad de la UC, se debe informar a la unidad en la cual se desarrolló la labor que el pago se debe realizar mediante traspaso a la cuenta 3512-408-81 con copia al correo controldegestion@ing.puc.cl indicando el nombre del profesor y el motivo del pago, para así liquidar en las proporciones mencionadas.

Se utiliza para compras internacionales que no se puedan realizar con otro método de pago. Se deben incluir en el monto bruto los costos de envío.

Se debe subir a pago web el ticket “pago tarjeta de Crédito” desde la cuenta donde se realizará el cargo. En el ticket se debe adjuntar el link de pago o contactar con controldegestion@ing.puc.cl. Se debe informar a controldegestion@ing.puc.cl el número de ticket para que pueda ser comprado dentro de 2 días hábiles.

 Una vez realizado el pago se adjunta invoice como nota al ticket. Finalmente se realiza cargo centralizado desde SEG a la cuenta Unidad proyecto desde donde se solicitó el ticket “pago Tarjeta de Crédito”.

Permite colocar los fondos que no se pretende utilizar en un fondo para que genere interés. En “Comentarios” se debe indicar el plazo del depósito. Puede ser renovable o no renovable. Para retirar una colocación antes de tiempo, se debe enviar un correo a controldegestion@ing.puc.cl detallando el monto y cuenta original de los fondos.

Se debe indicar el monto de divisa que se necesita comprar o vender en dólares o euros. Se debe indicar si corresponde a una compra o a una venta.

Pagos al extranjero en cualquier divisa. Se debe adjuntar el siguiente formulario. Existe una comisión de 8 dólares para transferencias en dólares, 12 euros para transferencias en euros y de 15 dólares para otro tipo de moneda. Para montos bajos se recomienda, si es aceptado, el Pago con Tarjeta de Crédito.

La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda (ver detalle)

Compromiso de pago de un bien o servicio a adquirir. Se debe adjuntar el formulario, en el caso de las personas que no tienen acceso a Portal de Compra o Financial IPO. Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra, de acuerdo al sistema único de la universidad. No son válidas las órdenes de compra en papel. Accede en el siguiente link al comunicado con las instrucciones de esta nueva exigencia. 

Informa los convenios con externos y/o solicita el pago acordado en el mismo (pasaje, movilización, alojamiento). En general se usa para visitantes extranjeros. Debe ser visado por la Dirección de Asuntos Jurídicos previo a la firma. Se debe adjuntar copia del convenio firmado.

Para solicitar el pago de horas extras se debe adjuntar el siguiente formulario.

Debe tener presente que el límite máximo diario de las horas extras es de 2 horas y su máximo semanal corresponde a 12 horas.

El monto del pago es calculado por Peoplesoft de acuerdo al sueldo convenido de cada personas. Existen dos porcentajes asociados al pago de Horas Extras, según su categoría:

50%: Corresponde a horas extras trabajadas de lunes a viernes.
100%; Corresponde al pago de horas realizadas fines de semana o festivos.

El plazo para recibir la solicitud de este pago y pueda ser cancelado en el proceso de liquidación es hasta el día 09 de cada mes y para el proceso de reliquidación los días 30 de cada mes.

 

Este pago corresponde a la retribución por labores o tareas realizadas de forma extraordinaria. Solo se cancelan a personas que mantengan un contrato a plazo fijo/indefinido con la Universidad.

Se debe adjuntar el siguiente formulario.

El plazo para recibir la solicitud de este pago y pueda ser cancelado en el proceso de liquidación es hasta el día 09 de cada mes y para el proceso de reliquidación los días 30 de cada mes.

Solicitudes de pago para proyectos de investigación y 2030

A continuación se describen los pagos no permitidos en proyectos de investigación o 2030 y los pagos que requieren un procedimiento diferente al procedimiento general de la universidad. 

Corfo no permite realizar los siguientes pagos:

  • Becas y ayudantes
  • Facturas internas, facturas exentas o boletas emitidas por la universidad, traspasos
  • Caja chica
  • Alimentación (salvo actividades puntuales que cumplan con procedimiento indicado por 2030) y alcohol
  • Multa por cambio de pasaje aéreo
  • Compras online que no tengan documento tributario

Para los proyectos de investigación o ING2030, se debe cumplir con lo siguiente:

  • Todos los documentos tributarios (facturas, boletas, boleta de honorario, contrato de honorarios etc.) deben tener el código del proyecto. En el caso de ING2030 el código es “Proyecto 14ENI2-26862”
  • No se financia compras online que no tengan documento tributario. No se deben acumular puntos ni premios, Corfo rechaza aquellas boletas o facturas donde se acumulan puntos.
  • Compras con tarjetas de crédito deben ser siempre con una sola cuota.
  • Si la persona está considerada como Recurso Humano en el presupuesto se debe gestionar un contrato de honorarios, independiente si la duración de la prestación del servicio es inferior a 3 meses. 
  • El pago de boleta de honorarios se realiza una vez que finaliza el mes del servicio (servicio prestado en marzo, se debe subir boleta a fines de marzo para que salga el pago dentro de los 10 primeros días del mes siguiente)
  • ING2030: Para la solicitud de un viático o el reembolso de viático, se debe ocupar la tabla de factores y formulario de Corfo (link). Los viáticos (o reembolsos de viáticos) deben ser respaldados con boletas de los gastos incurridos en el viaje (ticket aéreo, alojamiento y alimentación). Si paga con la tarjeta de crédito, debe adjuntar copia de la cartola de la tarjeta de crédito (tanto del gasto como del pago).
  • Compras, licitaciones, cotizaciones, viáticos entre otros, los procedimientos deben ceñirse a lo indicado en las bases de cada proyecto.

Dudas o consultas en relación al procedimiento de pagos del 2030 contactar a María Inés Valdebenito, mvaldebenito@ing.puc.cl , y consultas sobre procedimientos de otros proyectos de investigación consultar a su analista.