Proyectos de investigación

Proyectos de investigación

Página de Procedimientos y Reglamentos de Finanzas.

El Área de proyectos de investigación apoya la gestión administrativa de los proyectos de investigación Conicyt, Corfo y de otras fuentes de financiamiento.

Proyectos Conicyt

Dentro de la cartera de proyectos, aquellos que cuentan con subsidio CONICYT son principalmente los siguientes:

  •  Fondo de Fomento al Desarrollo Científico y Tecnológico (FONDEF): dentro de esta categoría encontramos los Concursos “IDeA de Investigación y Desarrollo” y “Valorización de la Investigación en la Universidad (VIU)”
  • Fondo de Financiamiento de Centros de Investigación en Áreas Prioritarias (FONDAP)
  • Programa de Investigación Asociativa (PIA), considera principalmente Anillos de Investigación en Ciencia y Tecnología
  • Fondo de Equipamiento Científico y Tecnológico (FONDEQUIP)
  • Programa de cooperación Internacional (PCI), concurso de REDES Internacionales
  • Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico (FONDECYT)

Proyectos Corfo

Los proyectos con subsidio CORFO provienen de 2 líneas de programas:

  • Capacidades Tecnológicas: en este se encuentran proyectos en las áreas de trabajo de Desarrollo Tecnológico, Centros Tecnológicos, Programas Tecnológicos y Transferencia Tecnológica.
  • Innovación: las áreas de trabajo en este programa son Entorno para Innovar, Renuévate, Desarrollo Innovación y Consolida y expande.

Otros proyectos

El Área de Proyectos, también presta apoyo administrativo en proyectos de investigación con recursos de otras entidades tanto gubernamentales como privadas, tales como Fundación COPEC-UC, ONR, INACH, etc.

El apoyo del Área de Proyectos a aquellos proyectos que son institucionales, consiste en lo siguiente:

  • Apertura de cuentas (presupuestaria y/o corriente)
  • Gestión de garantías
  • Gestión de pago de documentos
  • Control de presupuesto y cuenta corriente. La Unidad de Proyectos no confecciona presupuestos de los proyectos, pero puede apoyar respondiendo consultas al respecto.
  • Gestión de pago de documentos
  • Gestión de contratos de prestación de servicios
  • Envío de declaraciones y rendiciones de cuentas
  • Preparación de documentación física para revisión de Entidad Revisora
  • Apoyo en licitaciones (revisión de bases y envío a revisión de jurídica, junto con la publicación del aviso si es necesario)
  • Dar respuesta a observaciones de preinformes financieros. En este caso, el Analista de Proyectos puede solicitar más antecedentes al Coordinador del mismo de ser necesario.
  • Orientar respecto de la ejecución de los gastos y su correcta forma de presentarlos para poder ser aceptados sin problemas.

Para los proyectos FONDECYT, la Unidad de Proyectos apoya al Investigador con lo siguiente:

  • Gestión de firma de documentos de Acta de Cesión. Este documento debe venir adjunto con copia de la factura y comprobante de alta del mismo.
  • Gestión del Certificado de Seguro. Para ello debe enviar listado de los equipos y su detalle en la respectiva planilla (solicitar a analista)
  • La Unidad de Proyectos puede gestionar la compra de equipos previo depósito a la UC del monto de la compra por parte del Investigador.
  • La Unidad de Proyectos recibe los Gastos de Administración y los distribuye a los respectivos departamentos. Estos montos deben ser rendidos una vez al año y la Unidad de Proyectos se encarga de compilar los documentos de todos los departamentos para poder enviarlos a la VRI.

Cuando un profesor se adjudique un proyecto de investigación, deberá informar a la Jefa del Área de Proyectos, Regina Lopez a través de un correo, indicando la persona que será responsable de gestionar los pagos. Desde esta área se gestionará la creación de la cuenta presupuestaria y el otorgamiento de los accesos a las solicitudes de pago en Pago Web y Portal de Compra.

Esta unidad se encarga de la gestión de las garantías, para lo cual se debe enviar borrador o copia de convenio a la Unidad de Proyectos. Si corresponde, la Unidad de Proyectos solicita la creación de cuenta corriente, siempre y cuando venga especificado en el convenio y las bases.

Se le asignará un analista quien apoyará con el control presupuestario y administrativo del proyecto, así como responsable de la preparación y envío de las rendiciones de gastos a la Entidades Subsidiarias. También apoyará con las solicitudes de contratos, pagos, gestiones de garantías y respuestas a observaciones de informes financieros, entre otras tareas similares.

Para lograr una correcta ejecución del proyecto, el coordinador del proyecto deberá realizar oportunamente las solicitudes, considerando los siguientes tiempos para la gestión:

  • 1 mes de anticipación para contratos de honorarios o prestación de servicios
  • 15 días de anticipación para gestionar viáticos
  • Pagos de facturas son a 30 días.
  • Pagos de boletas de honorarios para contratos superiores a 3 meses, deben enviar las boletas dentro de los 5 primeros días del mes en que se efectuará el pago.

Es importante que el coordinador proporcione la información y respaldos correctos, los cuales podrán ser solicitados por el analista en caso de ser requeridos. Dentro de estos documentos, podemos incluir cotizaciones, informes de actividades, anexos adicionales que requieran desde la Entidad Subsidiaria, documentos para firma del Director, entre otros.

Para aquellos proyectos de investigación cuyos fondos deben ser rendidos, los analistas de cada proyecto tienen las siguientes responsabilidades:

  1. Recopilar documentos originales de período a declarar o rendir
  2. Digitar detalle de gastos en plataforma o planilla Excel según corresponda
  3. Ordenar documentos de acuerdo a lo ingresado en punto anterior y confeccionar archivador o carpeta para el envío
  4. Revisar anexos: cotizaciones, informes de actividades, etc.
  5. Solicitar al coordinador del proyecto la revisión de la rendición para su V°B°
  6. Gestionar firma de formularios por parte del Representante UC
  7. Despachar archivador o carpeta a Entidad respectiva

Por su parte, el coordinador del proyecto es responsable de:

  1. Entregar documentación oportuna, original y fidedigna
  2. Recopilar los anexos necesarios, tales como cotizaciones, informes de actividades, entre otros que requiera la Entidad Subsidiaria.
  3. Revisar y aprobar la declaración de gastos que el analista digite para su posterior envío. En caso de tener alguna observación, hacerla notar al analista para su corrección.
  4. Gestionar firma de formulario por parte del Director del proyecto en caso de ser necesario.

A continuación podrá descargar los manuales de rendición de Corfo y Conicyt: 

 

Para el cierre de un proyecto, se deberá proceder a reintegrar el saldo no utilizado del subsidio una vez finalizado el período de vigencia del proyecto. Además, se debe esperar el informe final de la última rendición de gastos, y proceder a reintegrar los montos rechazados en cados de existir y corresponder. Una vez realizado lo anterior, el proyecto se considera cerrado financieramente. El cierre técnico es responsabilidad del Director del proyecto y de su equipo.

Para la correcta y eficiente ejecución de los proyectos de investigación, se deben considerar las siguientes recomendaciones, en especial para aquellos proyectos con subsidio estatal:

  • No se permite la rendición de documentos emitidos por la beneficiaria. Consultar por casos excepcionales en ciertos Programas.
  • No se permite la rendición de propinas ni alimentos (excepto alimentos asociados a viáticos). Tampoco se pueden rendir gastos por bebidas alcohólicas. Consultar por excepciones en ciertos Programas
  • No se permite la rendición de gastos de estacionamientos o bencina, a menos que estén asociados a un vehículo autorizado por el Programa respectivo, o bien a una actividad autorizada por el Programa.
  • Revisar las bases de cada Concurso, respecto de la exigencia de respaldos tales como cotizaciones (verificar montos en cada caso), licitaciones u otros. En caso de tener dudas al respecto favor consultar a su analista financiero UC.
  • Los pagos con boletas de honorario deben indicar los siguientes datos: cargo de la persona, código de proyecto, mes/año de pago. La fecha de los documentos debe ser igual o posterior al mes que se le está pagando. Todas las boletas deben ser emitidas con la retención del 10%, a menos que el Concurso lo explicite de otra manera (ej. Proyectos ELAC)
  • Está prohibido solicitar reembolsos por pago de boletas de honorarios.
  • Se solicita mantener al corriente a su analista financiero UC, respecto de todas aquellas solicitudes que afecten financieramente a su proyecto (reitemizaciones, modificaciones presupuestarias, modificaciones en montos de contratos, etc.). Además, se requiere informar oportunamente al analista UC sobre cambios en el presupuesto, así como también entregar esta información para poder efectuar una correcta gestión de los gastos.