• Actividad: Nuevo segmento que permite identificar si un movimiento contable corresponde a una actividad relacionada a pregrado, postgrado o investigación.
• Activo Fijo: Bien tangible adquirido o construido para ser utilizado durante un período considerable de tiempo. Serán incorporados como activo fijo cuando el monto supere 20 UF, con excepción de los componentes de hardware que siempre deben ser considerados como activo fijo independiente de su valor.
• Ayudantes de docencia: Estudiantes que prestan apoyo al cuerpo académico en actividades relacionadas con la docencia.
• Ayudantes de gestión: Personas que prestan servicios no relacionados a la docencia, como por ejemplo ayudantes de actividades de difusión.
• Beneficiario: Persona que recibe una suma de dinero correspondiente al pago de un fondo a rendir, reembolso o viático.
• Boleta/boleta de venta: Boleta de venta es un documento tributario por la prestación de un servicio a una persona natural. Dicha prestación puede ser: Cursos a externos, consultorías, asesorías y otros por parte de la Escuela de Ingeniería.
• Bien fungible: Bienes que se gastan, deterioran o destruyen en la medida que son usados.
• Caja: Es la subclasificación, dentro de cada centro de costo, que permite analizar los ingresos y egresos por tipo de fuente. Fondos centralizados, provenientes y controlados por Casa Central (Cajas 11, 12, 31, 41) y fondos descentralizados o de libre disponibilidad (Caja 81).
• Caja Chica:Cantidad de dinero menor que constituye a un fondo renovable que se solicita a nombre de un funcionario, administrativo o académico, quien será el responsable de la asignación y su justificación.
• Certificado de cuenta bancaria: Documento emitido por una institución bancaria que confirma la titularidad de la cuenta bancaria a petición del interesado.
• Consulta de saldos: Información financiera que indica la disponibilidad de fondos de una determinada Unidad imputable a través del aplicativo de Flujo de Caja.
• Contrato de honorarios: Convención en virtud una parte se encuentra obligada a prestar un servicio a cambio de un pago por dichos servicios, no existiendo una relación de subordinación ni dependencia.
• Cuenta contable: Registro o instrumento del sistema contable (ERP) que identifica a todos los movimientos, transacciones y operaciones financieras.
• ERP: Sistema financiero contable de la universidad.
• Expenses: Solicitudes de gasto de reembolsos, caja chica, viático, reembolso de viático y fondos por rendir que son realizadas directamente* en el nuevo módulo del ERP. Todas las solicitudes deben ser justificadas con la documentación de respaldo, estar aprobadas por la jefatura y responsable del fondo, cumpliendo con las políticas definidas por la universidad. Estas solicitudes son la alternativa cuando no es posible hacer la compra a través de una orden de compra de la universidad.
• Factura / Invoice: Documento que permite la identificación de un vendedor y comprador de bienes y servicios debiendo contener la información mínima requerida por el legislador, como detalle de los bienes o servicios, precios, plazos y forma de pago, entre otros.
• Flujo de aprobaciones: Proceso secuencial que permite la aprobación de un determinado requerimiento conforme a la etapa en que se encuentre. En el ERP, el flujo de aprobaciones permite identificar al responsable o encargado de dar conformidad al requerimiento.
• Fondo por Rendir: Cantidad monetaria que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien será el responsable de estos fondos para el pago de bienes o servicios relacionados a la unidad y permitidos por la universidad.
• Hoja de entrada de servicio (HES): Es el documento que permite el registro interno para indicar la recepción conforme de servicios previo al pago al proveedor.
• Impuesto al Valor Agregado (IVA): Impuesto a las Ventas y Servicios que grava la venta de bienes y prestación de servicios. Este Impuesto al Valor Agregado es pagado por los consumidores finales, y actualmente equivale al 19% sobre el valor de venta.
• Nota de crédito: Documento tributario legal en una operación de compra/venta que permite la devolución de mercancías, la corrección de la información contenida en la factura de referencia, y descuentos no aplicados.
• Pago contado: Método de liquidación inmediato o en el acto al realizar una compra o recibir lo comprado.
• Pago crédito: Método de liquidación diferido o aplazado el efectuar una compra.
• Pago Web: Sistema de Ingeniería para la recepción y gestión de solicitudes financieras. Se accede a través de https://deg.ing.uc.cl/(acceso directo en https://deg.ing.uc.cl/finanzas/pago-web/).
• Reembolso: Es la devolución de fondos que hace la universidad a favor del funcionario, académico o administrativo, posterior al gasto para la adquisición de bienes o servicios relacionados a la unidad cumpliendo con las exigencias definida por la universidad.
• Segmento Contable: El nuevo ERP considera un nuevo segmento contable que consiste en: Unidad – Actividad – Caja
• Solicitudes de expenses (o gastos): Solicitudes de fondo por rendir, caja chica, reembolso y viático, que son realizadas directamente* en el nuevo módulo del ERP.
• Unidad imputable: Unión de los antiguos segmentos unidad y proyecto, quedando un campo de 8 dígitos: Ej.: 35110318.
• Viático:Cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo previo al viaje. El monto está determinado de acuerdo a la duración y destino del viaje según la política de la universidad, el cual debe ser con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad.

En caso de tener dudas con alguno de los temas a continuación detallados, les entregamos los nombres de las personas encargadas y su medio de contacto:

La universidad en noviembre implementó un nuevo sistema ERP Financiero Contable, para mayor información pueden acceder a https://finanzas.uc.cl/nuevo-erp. A través de este sistema los usuarios realizarán directamente:

• Las solicitudes de compras, desde la emisión de la orden de compra hasta la recepción de los productos y pago de la factura.
• Las solicitudes de reembolsos, fondos por rendir y rendiciones, caja chica, viáticos y sus justificaciones .

A través del sistema de Pago Web se reciben el resto de las solicitudes de pago boletas de honorarios, transferencias, pago de ayudantes y becas, creación de proveedores, emisión de facturas, traspasos, liquidaciones, compra de divisas, colocaciones.

A continuación, se indican los plazos y orientaciones de los principales procesos de pago:

Los plazos máximos para la creación de tickets en Pago Web de pagos relacionados a remuneraciones (Otras Labores, Horas Extras) se encuentran en el siguiente link: https://deg.ing.uc.cl/personas/remuneraciones/calendario-de-remuneraciones-2024/

Actualizado Marzo 2024