Solicitudes de Pago Web y ERP
Solicitudes Financieras
A continuación se describen los procedimientos para los distintos tipos de pagos que pueden ser realizados a través del Sistema de Pago Web y/o ERP. Para las solicitudes con cargo a proyectos de direcciones y departamentos, éstas deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra, reembolsos, fondos a rendir, caja chica y viáticos, las cuales se realizan directamente a través del ERP. En el caso de las solicitudes con cargo a proyectos de investigación y fondos de profesores, deben realizarse a través de Pago Web, con excepción de las órdenes de compra. En el siguiente link se detallan el sistema en donde se solicitan los distintos procesos financieros según el tipo de proyecto Detalle tipo de pago
Procesos de Compras y Cuentas por pagar
Definición
La orden de compra es un compromiso de contratar un bien o servicio a cambio de un pago a beneficio del proveedor.
Consideraciones
• La orden de compra debe ser solicitada a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos usuarios sin los accesos para crearlos directamente en el ERP, deberán solicitar su creación a través de Pago Web.
• Para aquellas solicitudes que se ingresen a través de Pago Web se debe adjuntar el siguiente formulario
• La solicitud de una orden de compra debe venir acompañada de una propuesta comercial formal (cotización) en el ERP
• Por política de la universidad, es obligatorio solicitar una orden de compra para la compra de un bien o servicio.
• Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@ing.puc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web.
Restricciones:
- No son válidas las órdenes de compra en papel. Accede en el siguiente link al comunicado con las instrucciones de esta nueva exigencia.
- Para las Órdenes de Compra de proveedores de insumos oficina (PRISA, DIMERC, otros similares) se deberá solicitar por separado una orden de compra por tipo de insumos: i) insumos de oficina y aseo, y ii) insumos de alimentación.
Definición:
Es el proceso de pago de servicios prestados por personas naturales a la Escuela de Ingeniería.
Consideraciones:
- Las boletas de honorarios con cargo a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo (ej: función, código del proyecto, periodo o mes).
- A partir del segundo semestre del 2023, los estudiantes que presten servicios distintos a la colaboración en docencia o creación e investigación, deberán emitir una boleta de honorario para recibir su pago.
- Boletas de terceros: Para personas naturales que están en proceso de iniciación de actividades en el SII, la Universidad puede proporcionar una boleta de terceros. Solo se puede utilizar en casos excepcionales y máximo una vez por persona. Para solicitarla se debe enviar un mail a Sebastián Monarde, smonarde@ing.puc.cl, indicando el nombre, rut, motivo excepcional y monto.
Restricciones:
- Si la persona emite más de tres boletas de honorarios seguidas dentro en un período igual o menor a tres meses, se debe celebrar un contrato de honorarios y solicitar su pago según el procedimiento de contrato de honorario. El pago se gestionará a través de remuneraciones.
- Si el prestador es ayudante de docencia, investigación o creación (alumno regular), debe solicitar el pago de acuerdo al procedimiento de Pago de Ayudantes, excepto en aquellos casos que el pago se realice con fondos de proyectos de investigación, para lo cual deberá siempre acompañarse el pago con una boleta de honorarios.
Actualizado Mayo 2023
Es el pago realizado a los alumnos regulares de la Universidad por desempeñarse como ayudantes de docencia, investigación o creación. Para los ayudantes que realicen actividades de gestión, se debe realizar el pago mediante boleta de honorario y solicitarlo como un Pago de Servicios de Estudiantes.
Los ayudantes que participen en actividades de investigación o creación financiados con fondos de la Universidad, se tramitará el pago por medio del formulario a través de pago web (formato excel).
Los ayudantes que participen en actividades de investigación o creación, financiados por fondos de entidades subsidiarias (ANID, CORFO, similares), se tramitará su pago mediante boleta de honorario. Revisar el tipo de pago “Pago Boleta de Honorarios”.
El pago para los ayudantes de postgrado (magíster y doctorado) se solicitará a través del formulario respectivo de pago de ayudantes mediante Pago Web.
Consideraciones:
- Se debe adjuntar al ticket el siguiente formulario por cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros).
Restricciones:
- Este tipo de pago no se puede realizar con cargo a un proyecto de investigación cuya fuente de financiamiento es desde una entidad subsidiaria (ANID, CORFO, similares), ya que son gastos sujetos a rendición. Dicho lo anterior, se gestionará su pago siempre mediante Boleta de Honorario.
- En caso de que el ayudante no sea un alumno regular de la PUC, se debe solicitar el pago a través de una Boleta de Honorarios.
Para más información contactarse con Marjorie Burgos mbburgos@ing.puc.cl
Para información del pago de ayudantes de docencia a través de Siding, dirigir las consultas a Marjorie Oliveros moliveros@ing.puc.cl
Actualizado Marzo 2024
Definición:
Pago de becas de mantención adjudicadas a alumnos regulares. Se debe adjuntar el siguiente formulario.
Consideraciones:
- Las Becas de matrícula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados.
- Para mayor información, contactarse con Marjorie Burgos mbburgos@ing.puc.cl.
Actualizado Abril 2023
Definición:
Es el proceso de pago al proveedor por bienes o servicios satisfactoriamente recibidos.
El pago de factura se realiza de forma automática una vez que se ha realizado la recepción del producto o servicio directamente a través del ERP.
Se podrán subir las facturas directamente a través del Pago Web sólo para casos excepcionales. En particular, se podrán recibir la solicitud del pago de factura a proveedores autorizados que no requieren órdenes de compra por su naturaleza (ejemplo servicios básicos).
Consideraciones:
- Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile
- El pago de facturas se realiza en un plazo 30 días desde la creación del ticket.
- En proyectos de investigación, la factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.
Restricciones:
- Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra y número de recepción (HES), de acuerdo al sistema único de la universidad.
El estudiante deberá emitir una boleta de honorario para el pago por sus servicios profesionales.
Boletas de honorarios
- Si el estudiante emite menos de seis boletas consecutivas o de distintas unidades de la Escuela no será necesario el contrato a honorarios.
- Las boletas se deben subir a pago web, cargándose a la línea presupuestaria que corresponda en el tipo de pago de “Servicios de Estudiantes”.
- Los pagos se procesarán en dos fechas al mes, en períodos similares al pago de ayudantes. Descargar calendario de pagos.
- En caso de que sean varias boletas que se carguen a una sola línea presupuestaria, hacerlo en un solo ticket y completar el formulario adjunto.
- Las boletas deben ser emitidas por cada uno de los estudiantes y la retención de impuestos la efectúa la Universidad.
- Es importante que en la glosa de la boleta se nombre el servicio prestado y no un cargo (por ejemplo: apoyo a estudiantes en sala de ayudantes, en vez de ayudante SAI).
- Cualquier consulta relacionada con las boletas, por favor dirigirla a Marjorie Burgos, mbburgos@ing.puc.cl.
Contratos
- Los contratos de prestación de servicios deben ser completados por cada área.
- Al igual que la glosa de la boleta, se debe especificar el encargo que el estudiante debe desarrollar y no el nombre de algún cargo asociado a dicha función.
- Una vez finalizada la firma del contrato, el estudiante procederá a emitir cada boleta de honorarios mensual, la cual será procesada de la misma manera descrita anteriormente.
- En caso de que se deba poner fin al servicio con anterioridad a la fecha de término de contrato, deberá suscribirse un contrato de término que será tramitado por la misma vía.
- Cualquier pregunta respecto al contrato, por favor dirigirla a Valentina Valdés, vvaldesferone@ing.puc.cl.
Actualizado Agosto 2023
Procesos de Gastos (EXPENSES)
Las solicitudes de expenses (o gastos) corresponden a los siguientes: fondos por rendir, caja chica, viático y reembolso.
Las solicitudes de expenses (o gastos) con cargo a fondos departamentales y presupuesto de direcciones se deben realizar de manera directa en el Sistema ERP. Las solicitudes con cargo a proyectos de investigación, 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión se deben realizar a través del Sistema de Pago Web.
En el siguiente link puede descargar el manual de procedimientos, y en este link detalle del paso a paso para las solicitudes realizadas directamente en el Sistema ERP.
Exigencias generales de la universidad
- Se debe adjuntar siempre el formulario correspondiente al tipo de solicitud, firmado por la jefatura y responsable financiero
- Para respaldar los gastos, las facturas deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
- No se realiza reembolso de recibos simples.
- Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones.
- El campo de actividad es obligatorio.
- No se permite el reembolso de activos fijos. Consultar sección Activos Fijos.
- No se permiten las compras al proveedor Mercado Libre
- Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación.
Actualizado Julio 2023
Procedimiento para la compra de activos fijos
- La compra de cualquier activo fijo debe cumplir con las exigencias detalladas en la política contable publicada por la Subdirección de Contabilidad.
- Todos aquellos bienes que cumplen con la condición de ser considerados activo fijo deben ser gestionados a través de una solicitud de compra en el sistema ERP.
- No se permite el reembolso por la compra de activo fijo cuyo valor de compra sea mayor a 20 UF y/o equipos computacionales indistintamente su valor.
- Queda prohibida la compra de teléfonos celulares o móviles. En caso de un requerimiento específico, este debe tramitarse con la Dirección de Informática al 5555@uc.cl o al (+56) 9 5504 5555.
- La compra de cualquier activo fijo debe ser realizada a través de una factura electrónica. El documento debe venir con condición de pago contado, a nombre de la Universidad y no del solicitante del reembolso.
- El departamento de finanzas puede objetar la compra de bienes si no se cumplen las disposiciones señaladas.
- La compra de activo fijo debe venir acompañada del formulario de alta del activo, y en casos excepcionales de una carta de autorización. Cualquier consulta contactar a Sebastián Monarde (smonarde@ing.puc.cl)
Restricciones
- Compra de bienes que no estén debidamente justificados.
- Teléfonos celulares o equipos móviles.
- Compra de activo fijo sin documentación de respaldo.
Alta Activo Fijo
Se debe adjuntar el formulario de alta de activos fijos al momento de solicitar el pago de la factura de bienes cuyo precio de adquisición sea igual o superior a U.F. 20.- y que no se extinguirán en período inferior a un año, con excepción del hardware que debe ser incorporado al sistema de activos fijos independiente de su valor. Según lo indicado en la política de activo fijo de la universidad.
Baja Activo Fijo
Para dar de baja un activo fijo se debe enviar el formulario de baja a Sebastián Monarde smonarde@ing.puc.cl.
En la descripción es necesario sea detallado el número de serie, fabricante y modelo del equipo. La casilla “número de activo” será completado por finanzas. En la casilla “Baja” del formulario, por favor indicar el número correspondiente al motivo de la baja que se detalla en formulario.
Actualizado Mayo 2023
Definición:
Es la devolución de fondos que hace la universidad a favor del funcionario, académico o administrativo, posterior al gasto para la adquisición de bienes o servicios relacionados a la unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido. Estas solicitudes son la alternativa el proveedor no acepta las órdenes de compra de la universidad.
Procedimiento:
- Se debe adjuntar el formulario de reembolso firmado por el jefe o responsable financiero, junto a la documentación de respaldo de los gastos.
- Las solicitudes de reembolso deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030 o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web.
- Las facturas deben venir con el nombre y la dirección de la universidad.
- En el caso de compras internacionales, se debe venir acompañado con el comprobante de pago (estado de cuenta de tarjeta de crédito o comprobante de transferencia internacional)
Restricciones:
- Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
- No se realiza reembolso de recibos simples
- Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones
- No se permite el reembolso de activos fijos. Excepción: empresas que no acepten órdenes de compra de la UC, en cuyos casos la solicitud deberá venir acompañada de una carta de autorización de María José Pérez (solicitar carta a Sebastián Monarde smonarde@ing.puc.cl). Además, se deberá adjuntar el formulario de alta del activo.
- Compras de teléfonos celulares y accesorios
- Compras al proveedor Mercado Libre
- Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación
Actualizado Julio 2023
Definición:
Es la cantidad de dinero menor que se solicita a nombre de un funcionario, administrativo o académico, quien será el responsable de la caja chica. Cada vez que se rinde la caja chica, con los respectivos documentos, se restituye el monto que ha sido justificado.
Procedimiento para la solicitud:
- Para solicitar una caja chica, se debe adjuntar el siguiente formulario firmado por jefatura o responsable financiero (hoja solicitud)
- Las solicitudes de caja chica y sus rendiciones deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web
- Monto máximo de caja chica es de 250 mil pesos
Procedimiento para la rendición:
- Se debe enviar los documentos junto con el formulario de rendición firmado por jefe o responsable financiero (hoja rendición)
- Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket de solicitud de caja chica los documentos que se necesitan rendir
Restricciones:
- Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación
- No se realiza reembolso de recibos simples
- Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones
- No se permite el reembolso de activos fijos
- Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación
Procedimiento para el cierre:
- Se debe cerrar una caja chica: Cuando el responsable deba ausentarse por un largo periodo (ej. licencia médica prologada); Cuando hay cambio de responsable, traslado del responsable a otra área o término de relación contractual con la universidad
Actualizado Agosto 2023
Definición:
Un fondo a rendir es una cantidad monetaria determinada que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien será responsable de estos fondos para el pago o contratación de bienes o servicios compatibles con las actividades y proyectos de su unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que acrediten la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.
Procedimiento para la solicitud fondo a rendir:
- Se debe adjuntar el siguiente formulario de solicitud, el cual debe estar firmado por el jefe o responsable financiero
- Las solicitudes de fondo a rendir deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión deberán solicitarse a través de Pago Web.
- Se debe indicar el uso que se le dará al fondo y explicar la necesidad de la solicitud. En caso que el fondo implique compra de activo fijo, deberá adjuntarse una carta de solicitud y autorización (ver procedimiento de activo fijo)
Restricciones para la solicitud del fondo:
- Monto máximo permitido de 100 UF.
- Para solicitar un fondo a rendir, el beneficiario no debe tener otros fondos pendientes de justificación.
- No se puede solicitar un fondo a rendir para pagar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración, gastos de reparaciones de vehículos o importaciones.
- Queda prohibida la compra de Gift Card de forma directa por las unidades. Para mayor información contactarse con Sebastián Monarde smonarde@ing.puc.cl.
- Para cumplir con las políticas de fondos a rendir, deberá adjuntarse las facturas que respalden el pago de la compra del bien o servicio. Para pagos, que por su naturaleza y operación no se realice la entrega de una factura, o bien se trate de la compra de productos fungibles, se aceptarán boletas de venta. Dicho lo anterior, se aclara que compras mayores mediante boleta de venta, como equipos computacionales u otros activos fijos, serán sujetas a revisión y su eventual rechazo.
- No está autorizado el reembolso de activo fijo cuyo valor sea mayor a 20 UF, o de equipos computacionales indistintamente de su valor; cualquier caso excepcional deberá revisarse con Sebastián Monarde (smonarde@ing.puc.cl).
- Queda prohibida la compra de teléfonos celulares y accesorios en reembolsos y justificación de fondos a rendir. Para mayor información comunicarse con Sebastián Monarde smonarde@ing.puc.cl.
- Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación. Para mayor información comunicarse con Regina López rlopezq@ing.puc.cl.
- Se debe solicitar factura a nombre de la Universidad: Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins N º 340. La forma de pago debe ser al Contado.
Procedimiento para la rendición del fondo:
- Se debe rendir el fondo en un plazo no superior a los 30 días, desde la entrega del fondo.
- Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket inicial del fondo, los respaldos y el formulario de rendición firmado por el jefe y el responsable financiero.
- Si fue solicitado por ERP: Se debe realizar una nueva solicitud de rendición de gasto, donde se adjunte las facturas o boletas, junto con el formulario de rendición firmado por el jefe y el responsable financiero.
- En el caso que el Fondo a Rendir no sea utilizado por suspensión de la actividad, el beneficiario deberá devolverlo en un plazo máximo de 5 días. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0
- Los fondos no utilizados parcial o totalmente, deberán ser reintegrados a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0
- El formulario de fondos a rendir, reembolso y viático debe ser firmado por el beneficiario y jefe de la unidad.
Actualizado Mayo 2023
Definición:
Es la cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, previo al viaje. El monto está determinado de acuerdo a la duración y destino del viaje, según la política de la universidad, el cual debe ser con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad.
Solicitud de viático:
- Para solicitar un viático (fondo para cubrir gastos de viajes: alojamiento, alimentación, etc.), se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Solicitud.
- Los montos están definidos por la Universidad según la tabla de viáticos, según el destino del viaje.
- Las solicitudes de viático y su justificación deben ser solicitadas a través del ERP Financiero Contable, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación o fondos de profesores deberán solicitarse a través de Pago Web
- Para la aprobación del viático, en caso de los académicos se requiere que haya sido informado el viaje a través de Siding, y para funcionarios debe venir el formulario de solicitud firmado por la jefatura.
Restricciones:
- No se aprobarán solicitudes de viático si el beneficiario tiene fondos o viáticos pendientes por rendir/justificar.
- El viático se debe solicitar al menos 10 días hábiles previos al viaje. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deberá realizar una solicitud de reembolso en donde se presenten todos los comprobantes de los gastos. Para viajes realizados a partir del 13 junio no se autorizarán los reembolsos de viáticos sin la justificación de los gastos.
- Se considerarán parte del viático los gastos incurridos por alojamiento, alimentación y movilización (traslado local). Por lo tanto, no se debe solicitar reintegro por estos conceptos.
- Si antes del viaje existe un cambio de destino o periodo, el solicitante debe devolver el viático y realizar una nueva solicitud, en los plazos ya señalados.
- En caso de que posterior al servicio el viaje haya disminuido, el funcionario estará obligado a reintegrar a la Universidad el viático asignado a los días en que disminuyó el servicio.
- Si no realiza el viaje, entonces debe devolver el viático en un plazo máximo de 5 días, a contar de la fecha de inicio de la comisión indicada en la respectiva solicitud. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0. Por último, se deberá justificar en Pago Web o ERP, adjuntando el comprobante de transferencia.
Solicitud de justificación:
- Se debe justificar el viático hasta 15 días después de finalizado el viaje
- Se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Justificación, junto a la documentación que acredite el viaje (Ej.: Pasaporte timbrado, boarding pass, etc.).
- Si la solicitud fue realizada en Pago Web: deberá ingresar la documentación de respaldo para justificar el viático en el mismo ticket de solicitud
Actualizado Agosto 2023
Procesos de Cuentas por Cobrar
Definición:
La factura es el documento tributario por la prestación de servicio (cursos a externos, consultorías, asesorías) por parte de la UC a personas jurídicas.
Consideraciones:
- Para la emisión de facturas UC se debe adjuntar el siguiente formulario. Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto de cuentas por pagar del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo, puesto que de lo contrario el ticket será rechazado.
- Importante incorporar en el formulario número de Orden de compra y fecha, número de HES y fecha cuando la empresa lo solicita.
- En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria.
Actualizado Mayo 2023
Definición:
Documento legal que se utiliza para anular una factura, o corregir su monto o datos.
Consideraciones:
- Se debe llenar el formulario con los datos que se solicitan.
- Se debe mencionar el número de factura que se está anulando o corrigiendo.
- Se debe adjuntar la factura que se anula.
Actualizado Mayo 2023
Definición:
El reconocimiento de ingreso es el proceso que se realiza para que el abono recibido en la cuenta bancaria de la universidad se vea reflejada en la cuenta presupuestaria o proyecto.
- Ingresos por servicios prestados contra factura o boleta de venta:
- Una vez realizado el depósito a la escuela, se realiza la solicitud de reconocimiento de ingreso agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura) y número de éste, y adjuntar el comprobante del depósito original.
- La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.
- Devolución o recuperación de gastos
- Se debe adjuntar el comprobante del depósito original o transferencia.
- Donaciones
- Las donaciones efectuadas a universidades e institutos profesionales estatales y particulares están regidas por el art. N° 69 de la Ley n° 18.681. Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen los montos y plazos correspondientes (tramitar a través del área jurídica de la Escuela).
- Se debe solicitar el reconocimiento de la donación a través de un “Ingreso”, especificando en la sección de comentarios que se trata de una Donación y que requiere certificado de donación detallando los datos de la persona o empresa. Con la información contenida en el formulario, la Subdirección solicita la emisión del certificado a la Dirección de Asuntos Jurídicos de Casa Central, siendo enviado directamente desde esta dirección.
- El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso, y dentro del año de ejercicio.
- Ingresos de proyectos de investigación
- En el caso de ingresos a proyectos de investigación a los que descuenten el 10% debe avisar a su analista en menos de 10 días para su recuperación.
- Información de las cuentas generales de la UC donde se reciben ingresos y devoluciones:
- Cuenta corriente 2546901-1 Banco Santander Rut 81.698.900-0
- Cuenta corriente 80104190-8 Banco Santander Rut 81.698.900-0
Definición:
Boleta de venta es un documento tributario emitido por la prestación de un servicio a una persona natural. Dicha prestación puede ser: Cursos a externos, consultorías, asesorías y otros por parte de la Escuela de Ingeniería.
Consideraciones:
- Para la solicitud y emisión de la boleta de venta se debe llenar el formulario y luego subirlo a pago web para su respectiva ejecución.
- Una vez emitida, la boleta de venta se adjunta en el ticket correspondiente y se envía por vía correo electrónico a la persona solicitante de la unidad.
Nota: No olvidar subir en reconocimiento de ingreso del pago de la boleta.
Actualizado Mayo 2023
El documento de cobro interno se ejecuta cuando se debe realizar un cobro desde o hacia la Escuela de Ingeniería por la prestación de servicios que involucran a otras unidades de la universidad.
Documento de Cobro Interno (hacia la Escuela):
Se debe notificar a Sebastián Monarde smonarde@uc.cl para su aprobación indicando unidad de cobro, monto y descripción.
El plazo para solicitar la aprobación es de 7 días.
Documento de Cobro Interno (desde la Escuela):
Completar el formulario con los campos requeridos y subir el ticket a Pago Web.
Consultas canalizarla con Carolina Córdova carolina.cordova@uc.cl.
Actualizado Septiembre 2023
Es un documento legal que garantiza el cumplimiento de la obligación contractual entre dos partes.
La solicitud se debe realizar completando el siguiente formulario
Para su confección enviar correo a Carolina Córdova carolina.cordova@uc.cl
Actualizado Septiembre 2023
Procesos Internacionales, Traspasos y Otros
Definición:
Compra/venta de divisas es el proceso que implica la conversión de una moneda extranjera a nacional, o viceversa; dentro de la misma unidad-proyecto y caja.
Consideraciones:
- Se debe indicar en el comentario del ticket si corresponde a una compra o venta, el monto y la moneda de la operación (dólares, euros o pesos chilenos).
Definición:
Es una transacción de fondos desde una cuenta de origen y de destino, cuyo receptor se sitúa en un país distinto a Chile.
Consideraciones:
- Se debe adjuntar los siguientes documentos:
- i) Formulario con los datos de la transferencia.
- ii) Invoice, Contrato o Convenio validado por el área jurídica.
- iii) Certificado bancario (bank account holder certificate, o bank account ownership certificate) con los datos de la cuenta corriente del proveedor en caso que no se detalle en el invoice.
- Los datos de cuenta corriente deben presentarse:
-
- 1) El código IBAN para cuentas en Europa, Brasil, El Salvador, Costa Rica y República Dominicana
- 2) El código ABA para cuentas en Estados Unidos
- 3) El código BIC o SWIFT para cuenta en el resto del mundo
- 4) El código CLABE para México
- 5) El código CCI para Perú
- 6) El código CBU para Argentina
-
- iv) En caso de ser por contrato o convenio, deberá adjuntarse éste documento debidamente firmado por ambas partes, no se aceptarán borradores, ni versiones sin firma.
- v) La invoice debe estar en la misma moneda de la cuenta bancaria.
En el siguiente documento podrán encontrar la orientación sobre el formato y la información requerida de las cuentas bancarias según su país anexo cuenta bancaria internacional.
Banco PUC realizará un cobro de 8 dólares por la operación de transferencias en dólares, 12 euros para transferencias en euros y de 15 dólares para otro tipo de moneda.
La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda.
Actualizado Mayo 2023
Definición:
La liquidación es el proceso de distribución de recursos monetarios, con cargo al programa que se desea liquidar, y a favor de las unidades, programas, departamentos, proyectos o cuentas de extensión de profesores, en conformidad con las políticas internas de la Escuela de Ingeniería.
Consideraciones:
- Se debe adjuntar el siguiente formulario. En el caso de la liquidación de Educación profesional se debe adjuntar también el Memo de solicitud.
- Se realizará la liquidación en la proporción 65% profesores, 25% Escuela de Ingeniería y 10% Departamento.
- Si corresponde a un pago por labor realizada en otra unidad de la UC, se debe informar a esta unidad que realice el traspaso de fondos por liquidar a la unidad 35120408-401-81 con copia al correo controldegestion@ing.puc.cl indicando el nombre del profesor y el motivo del pago, para así liquidar en las proporciones mencionadas en el punto anterior.
Restricciones:
- No se puede realizar liquidaciones a favor de profesores que no pertenezcan a la Escuela de Ingeniería.
Definición:
Este procedimiento se utiliza para el movimiento de fondos entre unidades imputables (unidad/proyecto) de la universidad, y que no corresponden al cobro, ni pago de un servicio.
Consideraciones:
- Se debe llenar el formulario de traspaso, donde se explica el motivo del traspaso solicitado, y luego adjuntar al ticket en pagoweb para su ejecución.
- Son permitidos los movimientos de caja:
- 1.- Desde y hacia la misma caja
- 2.- Desde la caja 81 hacia las cajas 11,12,13,21,31,41 y 61.
Restricciones:
- Antes de solicitar un traspaso verificar si la unidad tiene saldo.
- Los proyectos de investigación no permiten los traspasos para la rendición de recursos.
- Para el traspaso de recursos desde unidades imputables (unidades-proyectos) objetos de liquidación, sea por pago de profesores o excedentes, deberán subir un ticket de “Liquidación de Magíster, EP y Otros”.
- No se permiten los movimientos de caja desde 11,12,13,21,31,41 y 61 hacia la caja 81.
Actualizado Julio 2023
Definición:
Se utiliza para compras internacionales que no se puedan realizar con otro método de pago.
Consideraciones:
- Se deben incluir en el monto bruto los costos de envío.
- Se debe subir a Pago Web el ticket “pago tarjeta de Crédito” desde la cuenta donde se realizará el cargo. En el ticket se debe adjuntar el link de pago.
- Informar a ptgarava@ing.puc.cl el número de ticket para que pueda ser comprado dentro de 2 días hábiles.
- Una vez realizado el pago se adjunta invoice como nota al ticket.
- Finalmente se realiza cargo centralizado desde SEG a la cuenta Unidad proyecto desde donde se solicitó el ticket “pago Tarjeta de Crédito”.
Definición:
Es el proceso que implica el traspaso de fondos a favor de Banco PUC, para que sean invertidos y así recibir a cambio los intereses que éstos generen según el plazo y monto.
Consideraciones:
- En “Comentarios” se debe indicar el plazo del depósito. Puede ser renovable o no renovable.
- No existe un monto mínimo para iniciar una colocación.
- Los intereses que generan las colocaciones mayores a 60 días es de UF + 0,10% base anual.
- Para retirar una colocación antes de tiempo, se debe enviar un correo a Carolina Córdova, detallando el monto y cuenta original de los fondos.
Solicitudes de Personas
Los siguientes procesos son revisados y gestionados por el área de Personas. Las solicitudes se reciben a través de Pago Web.
Definición:
El pago de otras labores se encuentra regulado en la política de Remuneraciones de la Universidad, estas corresponden a un pago adicional extraordinario que se otorga a los trabajadores por realizar tareas o responsabilidades fuera de las funciones y responsabilidades determinadas en su descriptor de cargo, asignación temporal o proyectos especiales a desarrollar.
Consideraciones:
- Este pago corresponde a la retribución por labores o tareas realizadas de forma extraordinaria, con la supervisión de su jefatura.
- Solo se cancelan a personas que mantengan un contrato a plazo fijo/indefinido con la Universidad.
- Estos pagos pueden ser cancelados a un académico/funcionario de otra facultad.
- Se debe adjuntar el siguiente formulario y carta de acuerdo en caso que las otras labores sean mensuales. Ambos documentos deben ser enviados en PDF.
Actualizado Enero 2024
Definición:
Es el pago adicional que recibe el colaborador por el desempeño de funciones de su cargo fuera del horario establecido, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 32, (Código del Trabajo, 2022) “las horas extraordinarias sólo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos pagos deberán constar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a 3 meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las partes”.
Consideraciones:
- Para solicitar el pago de horas extras se debe adjuntar el siguiente formulario (puede indicar en el mismo formulario a distintas personas y así no crear un ticket por cada una de ellas) y documento de acuerdo de pago de horas extraordinarias, ambos documentos en formato PDF, con la explicación del trabajo realizado y la firma correspondiente.
- De acuerdo a la nueva negociación colectiva, las horas extras solo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la Institución, estás se pagarán con un recargo del 50% sobre el sueldo convenido y deberán liquidarse y pagarse conjuntamente con las remuneraciones ordinarias del respectivo período, el monto del pago es calculado por peoplesoft de acuerdo al sueldo convenido de cada persona.
- Deben ser convenidas por el empleador/jefatura y el trabajador por escrito, con una vigencia no superior a tres meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las partes, con un máximo de 10 horas semanales, las que se distribuirán de lunes a sábado y no podrán exceder de 2 horas diarias.
- Si por motivos de fuerza mayor, la jefatura solicita realización de HHEE de manera excepcional durante el mismo día en que deben realizarse, o el viernes inmediatamente anterior a una solicitud de trabajo extraordinario en día sábado, estas serán consideradas con un recargo del 100%.
- Las HHEE de lunes a sábado, se pagarán con un recargo de un 50%, en caso de ser domingo o festivo, el recargo es de un 100%, si requieren que se compensen las horas extraordinarias con horas de trabajo, también operará con un recargo del 50% o 100% según sea el caso, por lo cual las partes podrán acordar por escrito que las horas extraordinarias se compensen por días adicionales de feriado, lo que puede ser hasta cinco días hábiles de descanso adicional al año, los que deben ser utilizados dentro de los 6 meses siguientes al ciclo.
- Las horas extraordinarias no podrán cancelarse anticipadamente, sólo serán pagadas de acuerdo al registro biométrico el cual debe ser facilitado por el trabajador a su jefatura y adjuntar en la solicitud de pago.
- No se considerará el pago de horas extraordinarias, a quienes realicen el trabajo sin fiscalización o fuera de los recintos de la Universidad.
Actualizado Enero 2024
Definición:
Procedimiento para solicitar el pago de boletas de honorarios asociado a un contrato de honorarios.
Consideraciones:
- Se requiere contar con este tipo de contrato cuando el prestador emitirá más de tres boletas de honorario seguidas dentro de un período igual o inferior a 3 meses.
- Se puede crear un ticket para programar los pagos trimestralmente, por funcionario.
Solicitudes de pago para proyectos de investigación y proyecto ING2030
Las entidades subsidiarias, en lo general, no permiten realizar los siguientes pagos:
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- Facturas internas, facturas o boletas emitidas por la universidad, traspasos internos. Tampoco se pueden rendir compras o pagos a Librerias UC, Estacionamientos, u otros servicios prestados por la UC.
- Caja chica (no recomendado)
- Alimentación (salvo actividades puntuales que estén aprobadas previamente por el programa) y alcohol
- Multa por cambio de pasaje aéreo
- Compras online que no tengan documento tributario, salvo las compras internacionales o pagos de inscripciones a congresos o similares. Cualquier duda, comunicarse directamente con el analista.
- Compras nacionales con tarjeta de crédito. Solo se aceptan las compras internacionales, y presentando el estado de cuenta de la TC. La compra se debe efectuar en una cuota. Hay excepciones que puede consultar directamente con su analista.
- No se pueden realizar compras de equipos durante los últimos 5 meses de ejecución del proyecto.
- No se permite la compra de celulares o equipos de telecomunicaciones, a menos que se tenga la autorización previa a la compra por parte de la entidad subsidiaria.
- Pagos a DICTUC o a UC Christus, o empresas asociadas similares, deben ser previamente autorizados por la entidad subsidiaria, ya que el gasto puede ser objetado por tratarse de una empresa relacionada directamente a la UC.
Para los proyectos de investigación o ING 2030, se debe cumplir con lo siguiente:
- Todos los documentos tributarios (facturas, boletas, boleta de honorario, contrato de honorarios etc.) deben tener el código del proyecto. En el caso de ING2030 el código es “ProyectoING20300001”. Para otros proyectos, deben consultar el código al programa o verificarlo con su analista.
- No se financia compras online que no tengan documento tributario. No se deben acumular puntos ni premios, tanto Corfo como ANID rechazan aquellas boletas o facturas donde se acumulan puntos.
- Compras con tarjetas de créditodeben ser siempre con una sola cuota. No se aceptan compras nacionales con TC, a menos que no exista otra opción de pago. Debe ser previamente consultado con el analista.
- Si la persona está considerada como Recurso Humano en el presupuesto se debe gestionar un contrato de honorarios, independiente si la duración de la prestación del servicio es inferior a 3 meses.
- El pago de boleta de honorariosse realiza una vez que finaliza el mes del servicio (servicio prestado en marzo, se debe subir boleta a fines de marzo para que salga el pago dentro de los 10 primeros días del mes siguiente)
- ING 2030:Para la solicitud de un viático o el reembolso de viático, se debe ocupar la tabla de viáticos UC como tope (considerar valores de la columna 2). Los viáticos (o reembolsos de viáticos) deben ser respaldados con boletas de los gastos incurridos en el viaje (ticket aéreo, alojamiento y alimentación). Si paga con la tarjeta de crédito, debe adjuntar copia de la cartola de la tarjeta de crédito (tanto del gasto como del pago). Además debe adjuntar el respectivo informe de actividades (IA) que justifica el gasto.
- Compras, licitaciones, cotizaciones, viáticos entre otros, los procedimientos deben ceñirse a lo indicado en las bases de cada proyecto.