La Universidad cuenta con convenios comerciales con los siguientes proveedores, algunos de los cuales disponen de catálogo directamente en el ERP.

Actualizado Agosto 2024

Definición
La orden de compra es un compromiso de contratar un bien o servicio a cambio de un pago a beneficio del proveedor.

Consideraciones
• La orden de compra debe ser solicitada a través del sistema ERP, con excepción de aquellos usuarios sin los accesos (licencias) para crearlos directamente, quiénes deberán solicitar su creación a través de Pago Web.
• Para aquellas solicitudes que se ingresen a través de Pago Web, se debe adjuntar el siguiente formulario.
• La solicitud de una orden de compra debe venir acompañada de una propuesta comercial formal (cotización) en el ERP.
• Por política de la Universidad, es obligatorio solicitar una orden de compra para la adquisición de un bien o servicio.
• Es obligatorio realizar la recepción del producto o servicio directamente en el ERP, o informar a Paulina Lizama paulina.lizama@uc.cl en caso que haya sido solicitada a través de Pago Web.

Restricciones:

• Para las órdenes de compra de proveedores de insumos oficina (PRISA, DIMERC y similares), se deberá solicitar por separado una orden de compra por tipo de insumos: i) insumos de oficina y aseo, y ii) insumos de alimentación.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Documento informativo utilizado para determinar el precio de un bien o un servicio.

Procedimiento:

1. Solicitud a través del ERP: El solicitante debe indicar en el campo “Justificación” que “Requiere Cotización” enviando la información del producto a adquirir.
2. Unidad Central de Compras: Una vez aprobada la solicitud, la Central de Compras gestionará la búsqueda de los proveedores que ofrezcan el producto requerido.
3. Contacto con el solicitante: El comprador tomará contacto con el solicitante a través del correo electrónico para hacer entrega de las cotizaciones recibidas.
4. Aprobación por la Unidad: En caso que la Unidad apruebe una de las cotizaciones enviadas, deberá informar al comprador para continuar con la gestión de la solicitud de compra sin la necesidad de enviar una nueva solicitud.

Consideraciones:

• Es deber del solicitante informar al comprador si continua o desiste de la compra según información enviada.
• La gestión de la cotización se debe ingresar de igual manera que cualquier otra compra en el ERP, informando unidad proyecto, caja, actividad y cuenta contable.
• Para la adquisición de bienes o servicios con mayores especificaciones se debe adjuntar el siguiente formulario.
• Para usuarios que no pueden cotizar directamente a través del ERP, deberán crear un ticket en Pago Web en el tipo de pago Orden de Compra

Actualizado Agosto 2024

Es el pago realizado a los alumnos regulares de la Universidad por desempeñarse como ayudantes de docencia, investigación o creación. Para los ayudantes que realicen actividades de gestión, se debe realizar el pago mediante boleta de honorario y solicitarlo como un Pago de Servicios de Estudiantes.

Los ayudantes que participen en actividades de investigación o creación financiados con fondos de la Universidad, se tramitará el pago por medio del formulario a través de pago web (formato excel).

Los ayudantes que participen en actividades de investigación o creación, financiados por fondos de entidades subsidiarias (ANID, CORFO, similares), se tramitará su pago mediante boleta de honorario. Revisar el tipo de pago “Pago Boleta de Honorarios”.

El pago para los ayudantes de postgrado (magíster y doctorado) se solicitará a través del formulario respectivo de pago de ayudantes mediante Pago Web.

Si el ayudante no cuenta con los datos bancarios registrados en los sistemas de la Universidad o ha efectuado un cambio de cuenta bancaria, el solicitante deberá enviar el respectivo certificado bancario o captura de pantalla acreditando la titularidad de la cuenta. En cualquier caso, el número de cuenta se debe mostrar completamente.

Consideraciones:

• Se debe adjuntar al ticket el siguiente formulario por cada cuota a pagar (no se programan pagos futuros).
• Los pagos de ayudantías están regulados por el reglamento UC.

Restricciones:

• Este tipo de pago no se puede realizar con cargo a un proyecto de investigación cuya fuente de financiamiento es desde una entidad subsidiaria (ANID, CORFO, similares), ya que son gastos sujetos a rendición. Dicho lo anterior, se gestionará su pago siempre mediante Boleta de Honorario.
• En caso de que el ayudante no sea un alumno regular de la PUC, se debe solicitar el pago a través de una Boleta de Honorarios.

Para más información contactarse con Marjorie Burgos mbburgos@uc.cl

Para información del pago de ayudantes de docencia a través de Siding, dirigir las consultas a Marjorie Oliveros moliverost@uc.cl.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Corresponde a beneficios internos de apoyo económico a alumnos regulares de pregrado y postgrado destinado a alimentación, residencia, materiales de estudio, entre otros.

En el caso que el estudiante sea beneficiado, se deberá enviar el formulario adjunto, indicando motivo de la beca y firma de la jefatura o responsable financiero.

Si el estudiante no cuenta con los datos bancarios registrados en los sistemas de la Universidad o ha efectuado un cambio de cuenta bancaria, el solicitante deberá enviar el respectivo certificado bancario o captura de pantalla acreditando la titularidad de la cuenta. En cualquier caso, el número de cuenta se debe mostrar completamente.

Consideraciones:

• Las Becas de matrícula se solicitan con el tipo de pago “Traspaso” informando las cuentas correspondientes y los datos de los alumnos beneficiados.
• Para mayor información, contactarse con Marjorie Burgos mbburgos@uc.cl.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es el proceso de pago de servicios prestados por personas naturales a la Escuela de Ingeniería.

Consideraciones:

• Las boletas de honorarios con cargo a proyectos de investigación deben tener la glosa correspondiente dependiendo de lo exigido por el fondo (ej: función, código del proyecto, periodo o mes).

• A partir del segundo semestre del 2023, los estudiantes que presten servicios distintos a la colaboración en docencia o creación e investigación, deberán emitir una boleta de honorario para recibir su pago.
• Las boletas de honorarios deben tener una glosa descriptiva de la prestación del servicio que sea clara y exacta (ej.  Servicio de aseo mes febrero).
• En el caso de requerir procesar una carga masiva de boletas de honorarios asociada a una misma unidad de proyecto, se deberá completar el formulario adjunto.
• Para crear o actualizar los datos bancarios de un proveedor, es necesario adjuntar un certificado bancario o un print de pantalla indicando el tipo y el número completo de la cuenta bancaria.

Boletas de terceros:

Para personas naturales que estén en proceso de iniciación de actividades ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), la Universidad puede proporcionar una boleta de terceros, en casos excepcionales, y máximo una vez por persona.

Para solicitar una boleta de terceros, es necesario enviar un correo a Sebastián Monarde smonarde@uc.cl. El correo debe incluir la siguiente información:

• Nombre completo
• RUT
• Dirección particular
• Motivo excepcional para la solicitud
• Monto a emitir en la boleta

Restricciones:

• Si la persona emite más de tres boletas de honorarios seguidas dentro en un período igual o menor a tres meses, se deberá celebrar un contrato de honorarios y solicitar su pago según el procedimiento de contrato de honorario. El pago se gestionará a través de remuneraciones.
• Si el prestador es ayudante de docencia, investigación o creación (alumno regular), debe solicitar el pago de acuerdo al procedimiento de Pago de Ayudantes, excepto en aquellos casos que el pago se realice con fondos de proyectos de investigación, para lo cual deberá siempre acompañarse el pago con una boleta de honorarios.
• Los alumnos que realicen su práctica profesional no pueden emitir boleta de honorarios. Para más información comunicarse con Mariana Díaz mariana.diaz@uc.cl.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Corresponde al cobro que realiza otra facultad hacia la Escuela de Ingeniería.

Se debe notificar a Sebastián Monarde smonarde@uc.cl para su aprobación indicando unidad de cobro, monto y descripción.

El plazo para solicitar la aprobación es de 7 días.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es el proceso de pago al proveedor por bienes o servicios satisfactoriamente recibidos.

Si la factura cumple con las condiciones establecidas por la Universidad se integrará de forma automática una vez que se ha realizado la recepción del producto o servicio directamente a través del ERP.

Se podrán subir las facturas directamente a través del Pago Web sólo para casos excepcionales. En particular, se podrá recibir la solicitud del pago de factura a proveedores autorizados que no requieren órdenes de compra por su naturaleza (ejemplo servicios básicos).

Consideraciones:

• Todas las facturas a pagar deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile
• Las facturas ingresadas al sistema serán pagadas en un plazo de 30 días desde su fecha de emisión.
• En proyectos de investigación, la factura debe tener en la glosa el código del proyecto y ser emitida a nombre de la universidad, con excepción de proyectos administrados directamente por el investigador como Fondecyt, Milenio, entre otros.

Para emitir una factura es necesario:

1. Ingresar el código de “Orden de compra” en el campo de referencia “801”. La orden de compra debe ingresarse con el formato completo, UC-00XXXXXX
2. Ingresar el “Número de recepción” en campo de referencia “HES”. Monto de su factura debe ser igual al monto del despacho y al monto del número de recepción. Número de recepción debe ser en formato numérico, ejemplo: 6244.

Importante:

• La condición de pago de su factura debe ser “CRÉDITO”.
• Envío de documentos tributarios a la casilla: pucrecepcion@custodium.com.
• No facturar previamente a la entrega del producto o servicio.
• No facturar si no ha conseguido el número de recepción.
• Dudas con el número de recepción, contactarse con la Unidad correspondiente, quien realizó el requerimiento.

Restricciones:

• Todas las facturas que se emiten a la universidad deben incluir el número de orden de compra y número de recepción (HES), de acuerdo al sistema único de la universidad.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es una transacción de fondos desde una cuenta de origen y de destino, cuyo receptor se sitúa en un país distinto a Chile.

Consideraciones:

• Se debe adjuntar los siguientes documentos:
• i) Formulario con los datos de la transferencia.
• ii) Invoice, Contrato o Convenio validado por el área jurídica.
• iii) Certificado bancario (bank account holder certificate, o bank account ownership certificate) con los datos de la cuenta corriente del proveedor en caso que no se detalle en el invoice.
• Los datos de cuenta corriente deben presentarse:
  • • 1) El código IBAN para cuentas en Europa, Brasil, El Salvador, Costa Rica y República Dominicana
    • 2) El código ABA para cuentas en Estados Unidos
    • 3) El código BIC o SWIFT para cuenta en el resto del mundo
    • 4) El código CLABE para México
    • 5) El código CCI para Perú
    • 6) El código CBU para Argentina
• iv) En caso de ser por contrato o convenio, deberá adjuntarse éste documento debidamente firmado por ambas partes, no se aceptarán borradores, ni versiones sin firma.
• v) La invoice debe estar en la misma moneda de la cuenta bancaria.

En el siguiente documento podrán encontrar la orientación sobre el formato y la información requerida de las cuentas bancarias según su país anexo cuenta bancaria internacional.

Banco PUC realizará un cobro de 8 dólares por la operación de transferencias en dólares, 12 euros para transferencias en euros y de 15 dólares para otro tipo de moneda.

La compra de equipos debe cumplir con la política de inventario y enviar el alta de activo fijo cuando corresponda.

En caso de consultas contactar a Carolina Córdova (carolina.cordova@uc.cl).

IVA a los Servicios Digitales

• Los pagos realizados a proveedores extranjeros correspondientes a servicios digitales estarán afectos al pago del IVA con tasa del 19% según la modificación de servicios afectos y exentos (Ley del IVA del año 2023).
• Si la factura o invoice no incluye el impuesto, de igual manera la unidad deberá considerar el pago (19%) a realizar y descontar posteriormente.

Actualizado Septiembre 2024

El estudiante deberá emitir una boleta de honorario para el pago por sus servicios profesionales.

Boletas de honorarios

• Si el estudiante emite menos de seis boletas consecutivas o de distintas unidades de la Escuela no será necesario el contrato a honorarios.
• Las boletas se deben subir a Pago Web, cargándose a la línea presupuestaria que corresponda en el tipo de pago de “Servicios de Estudiantes”.
• En caso de que sean varias boletas que se carguen a una sola línea presupuestaria, hacerlo en un solo ticket y completar el formulario adjunto.
• Las boletas deben ser emitidas por cada uno de los estudiantes y la retención de impuestos la efectúa la Universidad.
• Es importante que en la glosa de la boleta se nombre el servicio prestado.
• Si el estudiante no cuenta con los datos bancarios registrados en los sistemas de la Universidad o ha efectuado un cambio de cuenta bancaria, el solicitante deberá enviar el respectivo certificado bancario o captura de pantalla acreditando la titularidad de la cuenta. En cualquier caso, el número de cuenta se debe mostrar completamente.
• Cualquier consulta relacionada con las boletas, por favor dirigirla a Marjorie Burgos, mbburgos@uc.cl.

Contratos

• Los contratos de prestación de servicios deben ser completados por cada área.
• Al igual que la glosa de la boleta, se debe especificar el encargo que el estudiante debe desarrollar y no el nombre de algún cargo asociado a dicha función.
• Una vez finalizada la firma del contrato, el estudiante procederá a emitir cada boleta de honorario mensual, la cual deberá ser solicitada a través de un contrato de honorarios.
• En caso de que se deba poner fin al servicio con anterioridad a la fecha de término de contrato, deberá suscribirse un contrato de término que será tramitado por la misma vía.
• Cualquier pregunta respecto al contrato, por favor dirigirla a Valentina Valdés, vvaldesferone@uc.cl.

Actualizado Agosto 2024

Las solicitudes de expenses (o gastos) corresponden a fondos por rendir,  caja chica, viáticos y reembolsos.

Las solicitudes de expenses (o gastos) con cargo a fondos departamentales y presupuesto de direcciones se deben realizar de manera directa en el Sistema ERP. Mientras que las solicitudes con cargo a proyectos de investigación, ingeniería 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión se deben realizar a través del sistema Pago Web.

En caso que los solicitantes (delegados) en el ERP necesiten crear nuevos beneficiarios de reembolsos o fondos por rendir (responsables), deben enviar la siguiente planilla a la Coordinadora de Cuentas por Pagar mbburgos@uc.cl para su gestión.

Exigencias generales de la universidad

• Se debe adjuntar siempre el formulario correspondiente al tipo de solicitud, firmado por la jefatura y responsable financiero.
• Para respaldar los gastos, las facturas deben ser emitidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000.
• Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
• No se permite el reembolso de recibos simples.
• Está prohibido reembolsar boletas de honorarios o cualquier pago que constituya remuneración.
• No se pueden reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones.
• No se permite el reembolso de activos fijos. Consultar sección Activos Fijos.
• Están restringidas bajo ciertas condiciones las compras al proveedor Mercado Libre.
• Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es la cantidad de dinero menor que se solicita a nombre de un funcionario, administrativo o académico, quien será el responsable de la caja chica. Cada vez que se rinde la caja chica, con los respectivos documentos, se restituye el monto que ha sido justificado.

Procedimiento para la solicitud:

• Para solicitar una caja chica, se debe adjuntar el siguiente formulario firmado por jefatura o responsable financiero (hoja solicitud).
• Las solicitudes de caja chica y sus rendiciones deben ser gestionadas a través del sistema ERP.
• Monto máximo de caja chica es de $250.000.

Procedimiento para la rendición:

• Se debe enviar los documentos junto con el formulario de rendición firmado por jefe o responsable financiero (hoja rendición).
• Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket de solicitud de caja chica los documentos que se necesitan rendir.
• Se debe rendir la caja chica al menos una vez al mes.
• En el caso que la caja chica no sea rendida de manera periódica, el responsable deberá solicitar el cierre en Pago Web o ERP.
• Los gastos rendidos en la caja chica deben ir asociados a la misma unidad-proyecto en la cual fue solicitada la caja chica.

Restricciones:

• Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación
• No se realiza reembolso de recibos simples.
• No está permitido que una persona tenga más de una caja chica.
• Está prohibida la compra de Gift Card.
• Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones.
• No se permite el reembolso de activos fijos.
• Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación.
• Los fondos asignados a la caja chica están destinados para solventar gastos menores incurridos por la unidad. En caso contrario, el beneficiario deberá solicitar un reembolso o fondo por rendir.

Procedimiento para el cierre:

• Se debe cerrar una caja chica: Cuando el responsable deba ausentarse por un largo periodo (ej. licencia médica prologada); cuando hay cambio de responsable, traslado del responsable a otra área o término de relación contractual.
• El funcionario a cargo de este fondo deberá realizar la rendición de caja chica a través del formulario caja chica (hoja cierre), y si corresponde. reintegrar el dinero adeudado a la Universidad. Una vez realizado el depósito, el solicitante debe crear un ticket en Pago Web de reconocimiento de ingreso.
• Para gestionar el cierre desde el sistema ERP, es necesario asociar el cierre con la solicitud inicial de caja chica.

Consultas con Marjorie Burgos mbburgos@uc.cl

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Un fondo a rendir es una cantidad monetaria determinada que recibe un funcionario, sea administrativo o académico, quien será responsable de estos fondos para el pago o contratación de bienes o servicios compatibles con las actividades y proyectos de su unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que acrediten la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido. 

Procedimiento para la solicitud fondo a rendir:

• Se debe adjuntar el siguiente formulario de solicitud, el cual debe estar firmado por el jefe o responsable financiero.
• Los fondos por rendir deben ser solicitados a través del sistema ERP, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030, fondos de profesores y cuentas de extensión, que deberán ser solicitados a través de Pago Web.
• Se debe indicar el uso que se le dará al fondo y explicar la necesidad en la solicitud.

Restricciones para la solicitud del fondo:

• Monto máximo permitido de 100 UF.
• Para solicitar un fondo a rendir, el beneficiario no debe tener otros fondos pendientes de justificación.
• No se puede solicitar un fondo a rendir para pagar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración, gastos de reparaciones de vehículos o importaciones.
• Queda prohibida la compra de Gift Card de forma directa por las unidades. Para mayor información contactarse con Sebastián Monarde smonarde@uc.cl.
• Para cumplir con las políticas de fondos a rendir, se deberán adjuntar las facturas que respalden el pago de la compra del bien o servicio. Para pagos, que por su naturaleza y operación no se realice la entrega de una factura, o bien se trate de la compra de productos fungibles, se aceptarán boletas de venta.
• No está autorizada la utilización de fondos por rendir para adquirir activos fijos que no estén previamente autorizados. Para mayor información contactar a Sebastián Monarde smonarde@uc.cl.
• Queda prohibida la compra de teléfonos celulares y accesorios en reembolsos y justificación de fondos a rendir. Para mayor información comunicarse con Sebastián Monarde smonarde@uc.cl.
• Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación. Para mayor información comunicarse con Regina López rlopezq@uc.cl.
• Se debe solicitar factura a nombre de la Universidad: Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins N º 340. La forma de pago debe ser al Contado.

Procedimiento para la rendición del fondo:

• Se debe rendir el fondo en un plazo no superior a los 30 días, desde la entrega del fondo o término de la actividad a financiar.
• Si fue solicitado por Pago Web: Se debe adjuntar en el mismo ticket inicial del fondo, los respaldos y el formulario de rendición firmado por el jefe o el responsable financiero.
• Si fue solicitado por ERP: Se debe realizar una nueva solicitud de rendición de gasto, donde se adjunten las facturas o boletas junto con el formulario de rendición firmado por el jefe y el responsable financiero.
• En el caso que el Fondo a Rendir no sea utilizado por suspensión de la actividad, el beneficiario deberá devolverlo en un plazo máximo de 5 días. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0.
• Los fondos no utilizados parcial o totalmente, deberán ser reintegrados a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0. En tales situaciones, se deberá subir un ticket de Reconocimiento de Ingreso en Pago Web,

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es la devolución de fondos que hace la universidad a favor del funcionario, académico o administrativo, posterior al gasto para la adquisición de bienes o servicios relacionados a la unidad. Estos fondos deben ser justificados con los documentos que demuestren la cantidad y tipo de bien o servicio adquirido.

Procedimiento:

• Se debe adjuntar el formulario de reembolso firmado por el jefe o responsable financiero, junto a la documentación de respaldo de los gastos.
• Los reembolsos deben ser solicitados a través del sistema ERP, con excepción de aquellos que sean con cargo a proyectos de investigación, 2030 o fondos de profesores, los cuales deberán ser solicitados a través de Pago Web.
• Las facturas deben ser emitidas con la razón social, rut y dirección de la Universidad.
• En el caso de compras internacionales, debe venir acompañado con el comprobante de pago (estado de cuenta de tarjeta de crédito o comprobante de transferencia internacional)

Restricciones:

• Para respaldar los gastos, las facturas deben estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, RUT 81.698.900-0, Dirección Avenida Libertador Bernardo O’Higgins Nº 340, o en su defecto, boletas de venta por gastos menores a $20.000. Queda totalmente prohibido fraccionar una operación.
• No se realiza reembolso de recibos simples.
• Está prohibido de reembolsar boletas de honorarios u otro tipo de remuneración. No se puede reembolsar reparaciones de vehículos o importaciones.
• No se permite el reembolso de activos fijos. Cualquier excepción, debe ser solicitado a Sebastián Monarde smonarde@uc.cl.
• No está permitida la compra de teléfonos celulares y accesorios.
• Las compras con tarjeta de crédito deben ser pagadas en una sola cuota.
• Están restringidas las compras al proveedor Mercadolibre.
• Se debe cumplir con las exigencias adicionales que pueden tener los proyectos de investigación.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Cantidad de dinero determinada que recibe un funcionario, académico o administrativo, previo al viaje. El monto está determinado de acuerdo a la duración y destino del viaje, según la política de la Universidad, el cual debe ser con fines compatibles con las actividades y proyectos de la unidad.

Solicitud de viático:

• Para solicitar un viático se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Solicitud.
• Los montos están definidos por la Universidad según la tabla de viáticos, según el destino y duración del viaje.
• Las solicitudes de viáticos y sus justificaciones deben ser gestionados directamente a través del sistema ERP, con excepción de aquellos requerimientos que sean con cargo a proyectos de investigación, fondos de profesores, o usuarios sin licencia ERP, quienes deberán solicitarlo a través de Pago Web.
• Para la aprobación del viático, y en caso de los académicos, se requiere que haya sido informado el viaje a través de Siding. Mientras que para funcionarios debe venir el formulario de solicitud firmado por la jefatura.

Restricciones:

• No se aprobarán solicitudes de viático si el beneficiario tiene fondos o viáticos pendientes por rendir/justificar.
• El viático se debe solicitar al menos 10 días hábiles previos al viaje. Si la solicitud se realiza después del viaje, se deberá realizar una solicitud de reembolso en donde se presenten todos los comprobantes de los gastos.
• Se considerarán parte del viático los gastos incurridos por alojamiento, alimentación y movilización (traslado local). Por lo tanto, no se debe solicitar reintegro por estos conceptos.
• Si antes del viaje existe un cambio de destino o periodo, el solicitante debe devolver el viático y realizar una nueva solicitud, en los plazos ya señalados.
• En caso que el período del viaje haya disminuido, se deberán reintegrar los fondos no utilizados a la Universidad .
• Si el viaje es cancelado, se deberán devolver los fondos del viático en un plazo máximo de 5 días, a contar de la fecha de inicio indicada en la respectiva solicitud. Para esto, deberá transferir el monto asignado a la cuenta corriente de la universidad: N° 00-2546901-1, Banco Santander, Rut 81.698.900-0. Por último, se deberá justificar en Pago Web o ERP, adjuntando el comprobante de transferencia.

Solicitud de justificación:

• Se debe justificar el viático hasta 15 días después de finalizado el viaje
• Se debe adjuntar el formulario, completando la hoja Justificación, junto a la documentación que acredite el viaje (Ej.: Pasaporte timbrado, boarding pass, factura de hotel).
• Si la solicitud fue realizada en Pago Web, se deberá ingresar la documentación de respaldo para justificar el viático en el mismo ticket de la solicitud.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Boleta de venta es un documento tributario emitido por la prestación de un servicio a una persona natural. Dicha prestación puede ser: Cursos a externos, consultorías, asesorías y otros por parte de la Escuela de Ingeniería.

Consideraciones:

• Para la solicitud y emisión de la boleta de venta se debe llenar el formulario y luego subirlo a Pago Web para su respectiva ejecución.
• Una vez emitida la boleta de venta, esta se adjunta en el ticket correspondiente y se envía por vía correo electrónico al solicitante de la unidad.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Es un documento legal que garantiza el cumplimiento de la obligación contractual entre dos partes.

La solicitud se debe realizar completando el siguiente formulario.

El formulario junto al convenio deben ser subidos a Pago Web generando un ticket de Tipo de Pago “Emisión de Boleta de Garantía”.

Para su confección enviar correo a Carolina Córdova carolina.cordova@uc.cl.

Actualizado Septiembre 2023

Definición:

El Documento de Cobro Interno se ejecuta cuando se debe realizar un cobro hacia otra facultad de la Universidad.

Completar el formulario con los campos requeridos y subir el ticket a Pago Web.

Consultas canalizarla con Carolina Córdova carolina.cordova@uc.cl.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

La factura es el documento tributario por la prestación de servicio (cursos a externos, consultorías, asesorías) por parte de la UC a personas jurídicas.

Consideraciones:

• Para la emisión de facturas UC, se debe adjuntar el siguiente formulario.
• Es requisito especificar en el formulario los datos de contacto de cuentas por pagar del cliente para realizar la cobranza de la factura que se está emitiendo, puesto que de lo contrario el ticket será rechazado.
• Importante incorporar en el formulario el número de orden de compra y fecha, número de HES y fecha cuando la empresa lo solicita.
• En caso de proyectos de investigación, la glosa debe indicar el código del proyecto u otra información definida por la institución subsidiaria.

Actualizado Agosto 2024

Definición:

Documento legal que se utiliza para anular una factura, corregir monto o información.

Consideraciones:

• Se debe llenar el formulario.
• Se debe mencionar el número de factura que se está anulando o corrigiendo.
• Se debe adjuntar la factura que se anula.

Actualizado Agosto 2024

Este proceso implica reconocer los fondos recibidos por las distintas unidades relativo a ingresos por donaciones, cobranza (facturas y boletas), devoluciones de fondos (expenses) no utilizados, u otros conceptos que deban ser contabilizados.

Se deba crear un ticket en Pago Web de Reconocimiento de Ingresos enviando la información requerida según tipo de transacción u operación.

Información de las cuentas generales de la UC donde se reciben ingresos y devoluciones:

Cuentas en CLP

• Cuenta corriente: 2546901-1, Banco: Santander, Rut :81.698.900-0
• Cuenta corriente: 80104190-8, Banco: Santander Rut :81.698.900-0

Cuenta USD

• Account: 36996989, Swift code: CITIUS33, Address: Citibank N.A. New York, 388 Greenwich Street, New York (NY 10013).

Cuenta EURO

• Account: 10645524, Swift code: CITIGB2L, Address: Citibank N.A. London Branch, Citibank Centre 25 Canada Square, London.

Actualizado Agosto 2024

Corresponde a la recuperación o devolución de dineros por fondos no utilizados, viajes no realizados, y cierre de cajas chicas.

• Se debe solicitar un ticket en Pago Web tipo de pago “Reconocimiento de Ingreso” adjuntando el comprobante del depósito original o transferencia.
• Informar el concepto de la devolución, unidad proyecto, actividad, y caja.

Actualizado Agosto 2024

Donaciones

Las donaciones efectuadas a Universidades, Institutos Profesionales, y Centros de Formación Técnica estatales y particulares reconocidos por el Estado están regidas por el art. N°69 de la Ley N°18.681.

Las donaciones recibidas deben tener como objeto la adquisición de bienes inmuebles y equipamiento, así como también la recaudación de infraestructura para el mejoramiento de las actividades académicas.

Las donaciones deben ser efectuadas en dinero, siendo reconocidas y registradas dentro del mismo ejercicio comercial. Con todo, para acceder al beneficio tributarios, los montos aportados deben ser igual o superior a $100.000.

Se distinguen las donaciones con certificado, y sin certificado. A solicitud del donante, la Universidad puede extender el respectivo certificado de donación.

Donaciones con certificado

El solicitante de la Unidad debe generar un ticket en el tipo de pago Reconocimiento de Ingreso enviando la siguiente documentación:

1. Contrato o convenio para donaciones de empresa
2. Formulario de solicitud de ingreso de donación
3. Comprobante transferencia

Donación sin certificado

Donaciones por montos inferiores a $100.000

El solicitante de la Unidad debe generar un ticket en el tipo de pago Reconocimiento de Ingreso enviando el comprobante de transferencia.

Cobro de certificados emitidos

La universidad ha definido que el cobro por la emisión de cada certificado de donación se mantendrá en $10.000 para aquellos que se soliciten dentro de los 15 días corridos desde la fecha en que se hizo el depósito de la donación. Aquellas solicitudes que excedan este plazo tendrán el siguiente recargo:

Este recargo comenzará a aplicarse a las donaciones recibidas desde el 1ro de mayo de 2024

Consideraciones:

• Las donaciones efectuadas a universidades e institutos profesionales estatales y particulares están regidas por el art. N° 69 de la Ley n° 18.681. Se puede realizar un convenio de donación donde se especifiquen los montos y plazos correspondientes (tramitar a través del área jurídica de la Escuela).
• Se debe solicitar un ticket en Pago Web tipo de pago “Reconocimiento de Ingreso” especificando en la sección de comentarios que se trata de una Donación y que requiere certificado de donación detallando los datos de la persona o empresa. Con la información contenida en el formulario, la Subdirección solicita la emisión del certificado a la Dirección de Asuntos Jurídicos de Casa Central, siendo enviado directamente desde esta dirección.
• El plazo para solicitar el certificado es de 10 días hábiles posterior al Ingreso, y dentro del año de ejercicio.

Actualizado Agosto 2024

Ingresos por servicios prestados contra factura o boleta de venta:

• Una vez realizado el depósito a la Universidad, se debe solicitar un ticket en Pago Web tipo de pago “Reconocimiento de Ingreso” agregando en comentarios: Banco, cuenta bancaria, N° de transferencia, fecha, tipo de documento pagado (Boleta o factura), adjuntando el comprobante del depósito original.
• La Universidad retiene el 10% por ingresos, exceptuando donaciones con certificado y aportes estatales.

Actualizado Agosto 2024

Recaudación proveniente de congresos u otras actividades a través del sistema de pagos Paypal:

• Las actividades pueden ser afectas o exentas de IVA (servicios afectos a IVA).
• Los ingresos netos están afectos a comisiones del servicio Paypal y el 10% de fee de la Universidad.
• Las boletas se emitirán una vez reconocidos los ingresos y liberados de cualquier retención que efectúe Paypal.

Procedimiento

1. En caso de requerir crear un nuevo centro de costo, el solicitante debe contactar al área de Control de Gestión (controldegestion@ing.puc.cl) para la creación de la cuenta indicando si esta debe recuperar IVA.
2. Solicitar el uso de la cuenta Paypal de la Escuela de Ingeniería contactando a Paula Garavagno (ptgarava@uc.cl) o Sebastián Monarde (smonarde@uc.cl) con los antecedentes del congreso o actividad a desarrollar para la creación del botón de venta.
3. El organizador debe informar cuando la actividad culmine y se deba dar de baja el botón de venta.

Reconocimiento de Ingresos

Se debe crear un ticket en Pago Web de tipo de pago “Reconocimiento de Ingreso” detallando la información de los participantes y fecha de pago para la emisión de la boleta y el reconocimiento del pago.

Actualizado Septiembre 2024